Job description
Ihr Profil Administrative und compliance-gerechte Abwicklung von KOL-Beauftragungen, Verträgen und Vergütungen in Abstimmung mit internen Schnittstellen Organisation von Reisen, Hotels, Meetings, Workshops und Events inklusive Vor- und Nachbereitung Professionelle Korrespondenz mit externen Expertinnen und Experten sowie internen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch Pflege von Übersichten, Ablagen, Tracking-Listen und relevanten Stammdaten zur Sicherstellung transparenter Dokumentation und Nachverfolgbarkeit Mitwirkung bei der Budgetplanung sowie laufende Überwachung und Nachverfolgung des Abteilungsbudgets inklusive Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Abstimmung offener Vorgänge Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Forecasts und Auswertungen als Entscheidungsgrundlage für die Abteilung Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.
B. im Büromanagement, Sekretariat oder Office Management, alternativ ein Studium mit wirtschaftlichem, administrativem oder vergleichbarem Schwerpunkt Erfahrung in Office Management, kaufmännischer Administration, Budgetkoordination oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld Sehr gute Organisationsfähigkeit, Serviceorientierung und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit SAP, Concur oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Your ZEISS Recruiting Team: Sabrina Rieker