Reception / موظفة استقبال

Summary: The Reception / موظفة استقبال role is a vital frontline position responsible for maintaining a professional, welcoming, and efficient environment within the organization. This individual serves as the first point of contact for visitors, clients, and internal staff, ensuring seamless communication and smooth daily operations.

الملخص: يُعد دور موظف/موظفة الاستقبال وظيفة أساسية في الواجهة الأمامية، ومسؤولًا عن الحفاظ على بيئة عمل احترافية، مرحّبة، وفعّالة داخل المؤسسة. يكون هذا الشخص نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموظفين الداخليين، مع ضمان تواصل سلس وسير العمليات اليومية بشكل منظم وفعّال Responsibilities:

• Greet visitors, clients, and callers in a courteous and professional manner.
• Answer, screen, and direct phone calls to appropriate departments or personnel.
• Manage incoming and outgoing mail, packages, and deliveries with accuracy.
• Maintain and update visitor logs, appointment schedules, and office directories.
• Assist with basic office administration, including filing, data entry, and document preparation.
• Monitor office supplies and place reorders as needed to ensure uninterrupted operations.
• Support event coordination and meeting room setup as required.
• Serve as a central information hub for internal and external inquiries.
• Uphold confidentiality and professionalism in all interactions and communications.
• Perform other duties as assigned by management to support daily office functions. المسؤوليات: استقبال الزوار والعملاء والمتصلين بطريقة لبقة واحترافية. الرد على المكالمات الهاتفية، فرزها، وتحويلها إلى الأقسام أو الموظفين المناسبين. إدارة البريد والطرود والتسليمات الواردة والصادرة بدقة وتنظيم. الحفاظ على وتحديث سجلات الزوار، وجداول المواعيد، ودلائل المكتب. المساعدة في الأعمال الإدارية الأساسية مثل الأرشفة، إدخال البيانات، وإعداد المستندات. مراقبة مستلزمات المكتب وطلب إعادة التزويد عند الحاجة لضمان استمرارية العمل دون انقطاع. دعم تنسيق الفعاليات وتجهيز قاعات الاجتماعات عند الحاجة. العمل كنقطة معلومات مركزية للاستفسارات الداخلية والخارجية. الالتزام بالسرية والاحترافية في جميع التعاملات والاتصالات. تنفيذ أي مهام أخرى تُكلف بها من قبل الإدارة لدعم سير العمل اليومي في المكتب.

Requirements

Requirements:

• High school diploma or equivalent; additional certification in office administration is a plus. - 0–1 year of experience in a receptionist or administrative support role.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and basic computer literacy.
• Excellent verbal and written communication skills in both English and Arabic (bilingual proficiency preferred).
• Strong organizational and time management abilities with attention to detail.
• Professional demeanor, positive attitude, and ability to work independently and as part of a team.
• Ability to handle multiple tasks, prioritize effectively, and remain calm under pressure.
• Familiarity with front desk operations and customer service best practices.
• Willingness to adapt to changing priorities in a fast-paced environment. المتطلبات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويُعد الحصول على شهادة إضافية في إدارة المكاتب ميزة إضافية. من 0 إلى سنة واحدة من الخبرة في وظيفة استقبال أو دعم إداري. إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ومعرفة أساسية باستخدام الحاسوب. مهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابيًا باللغتين العربية والإنجليزية (ويُفضل إتقان اللغتين). مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية مع الانتباه للتفاصيل. مظهر وسلوك مهني، موقف إيجابي، والقدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق. القدرة على التعامل مع مهام متعددة، تحديد الأولويات بفعالية، والحفاظ على الهدوء تحت الضغط. الإلمام بعمليات الاستقبال وأفضل ممارسات خدمة العملاء. الاستعداد للتكيف مع الأولويات المتغيرة في بيئة عمل سريعة الوتيرة