Receptionist - موظفة استقبال

Summary: The Receptionist - موظفة استقبال plays a vital role in ensuring the smooth and professional operation of our front office. This position serves as the first point of contact for clients, visitors, and internal staff, contributing significantly to the organization’s overall image and efficiency. The ideal candidate will be highly organized, personable, and capable of managing multiple tasks in a fast-paced environment.

نبذة عن الوظيفة: تؤدي موظفة الاستقبال دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة واحترافية داخل مكتب الاستقبال، حيث تُعد نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والموظفين، مما يساهم بشكل مباشر في تعزيز الصورة المهنية للمؤسسة ورفع كفاءة العمليات اليومية. تبحث الشركة عن مرشحة تتمتع بمهارات تنظيمية عالية، وأسلوب لبق في التعامل، والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة في بيئة عمل سريعة الوتيرة.

Responsibilities:

• Greet visitors and guests in a professional and courteous manner.
• Answer, screen, and direct incoming phone calls promptly and efficiently.
• Manage appointment scheduling and maintain calendars for team members.
• Handle incoming and outgoing mail, packages, and deliveries.
• Maintain accurate and up-to-date office records and filing systems.
• Assist with basic administrative tasks, including data entry, document preparation, and supply ordering.
• Serve as a liaison between departments, ensuring smooth communication and information flow.
• Monitor office supplies and place orders as needed to maintain operational readiness.
• Support special events, meetings, and visitor接待 (reception) as required.
• Uphold confidentiality and professionalism in all interactions. المسؤوليات: استقبال الزوار والضيوف والترحيب بهم بأسلوب مهني ولائق. الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وفرزها، وتحويلها إلى الجهات المعنية بكفاءة وسرعة. تنظيم المواعيد وإدارة جداول العمل الخاصة بأعضاء الفريق. استلام وإرسال البريد والطرود والشحنات ومتابعة عمليات التسليم. الحفاظ على سجلات المكتب وأنظمة الأرشفة بشكل منظم ومحدث. المساعدة في تنفيذ المهام الإدارية الأساسية، بما في ذلك إدخال البيانات، وإعداد المستندات، وطلب المستلزمات المكتبية. التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سلاسة التواصل وتدفق المعلومات. متابعة مخزون المستلزمات المكتبية وطلب الكميات اللازمة لضمان استمرارية العمل. المساهمة في تنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة واستقبال الزوار عند الحاجة. الالتزام بالحفاظ على سرية المعلومات والتصرف بمهنية في جميع التعاملات.

Requirements

Requirements:

• High school diploma or equivalent; associate degree or certificate in office administration is a plus. - 1–3 years of experience in a receptionist or administrative support role.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and Google Workspace.
• Excellent verbal and written communication skills in Arabic and English.
• Strong organizational and time management abilities.
• Ability to multitask and prioritize effectively in a dynamic environment.
• Professional demeanor, positive attitude, and excellent customer service skills.
• Attention to detail and accuracy in all tasks.
• Familiarity with office equipment (printers, scanners, fax machines) and basic IT troubleshooting.
• Ability to work independently and as part of a team in a collaborative setting. المتطلبات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، ويُفضل الحصول على دبلوم أو شهادة في إدارة المكاتب أو الإدارة المكتبية. خبرة عملية تتراوح بين سنة و3 سنوات في مجال الاستقبال أو الدعم الإداري. إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) وGoogle Workspace. مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية. مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت. القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بكفاءة في بيئة عمل ديناميكية. التحلي بالمظهر والسلوك المهني، والتمتع بروح إيجابية ومهارات متميزة في خدمة العملاء. الدقة والاهتمام بالتفاصيل في تنفيذ جميع المهام. الإلمام باستخدام الأجهزة المكتبية، مثل الطابعات، والماسحات الضوئية، وأجهزة الفاكس، مع القدرة على معالجة المشكلات التقنية الأساسية. القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق عمل في بيئة تعاونية.