Administrative Assistant - مساعد اداري

Summary: The Administrative Assistant (مساعد اداري) plays a vital role in ensuring the smooth and efficient operation of our legal practice. This position supports attorneys, paralegals, and senior staff by managing day-to-day administrative tasks, maintaining critical case files, coordinating schedules, and handling confidential communications.

As a key member of the legal support team, the Administrative Assistant contributes directly to client satisfaction, regulatory compliance, and the overall productivity of the firm. الملخص: يؤدي المساعد الإداري دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل مكتب المحاماة. يدعم هذا المنصب المحامين والمساعدين القانونيين والموظفين الإداريين من خلال إدارة المهام الإدارية اليومية، وحفظ ملفات القضايا الأساسية، وتنظيم الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات الحساسة والسرية.

وبصفته عضوًا أساسيًا في فريق الدعم القانوني، يساهم المساعد الإداري بشكل مباشر في رضا العملاء، والالتزام بالمتطلبات التنظيمية، وتعزيز الإنتاجية العامة للمكتب. Responsibilities:

• Manage and maintain organized digital and physical case files, ensuring compliance with confidentiality and retention policies.
• Schedule and coordinate meetings, court appearances, depositions, and client consultations across multiple attorneys.
• Prepare, proofread, and format legal documents, correspondence, and internal memos with high accuracy.
• Handle incoming and outgoing communications, including emails, phone calls, and faxes, with professionalism and discretion.
• Assist with the preparation of pleadings, motions, and other court filings under supervision.
• Track deadlines, case milestones, and regulatory requirements using case management software.
• Maintain office supplies inventory and coordinate vendor orders and service requests.
• Support the onboarding of new clients, including document collection and intake form processing.
• Collaborate with paralegals and legal staff to ensure timely delivery of support services.
• Perform general office duties, including scanning, filing, data entry, and document retrieval. المسؤوليات: إدارة وحفظ ملفات القضايا الرقمية والورقية بشكل منظم، مع ضمان الالتزام بسياسات السرية وفترات الاحتفاظ بالمستندات. جدولة وتنسيق الاجتماعات والمثول أمام المحاكم وجلسات الإفادات والاستشارات مع العملاء عبر عدة محامين. إعداد ومراجعة وتنسيق المستندات القانونية والمراسلات والمذكرات الداخلية بدقة عالية. التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والفاكس، باحترافية وسرية تامة. المساعدة في إعداد اللوائح والمذكرات والطلبات القضائية وغيرها من المستندات القانونية تحت إشراف مباشر. متابعة المواعيد النهائية ومراحل القضايا والمتطلبات التنظيمية باستخدام برامج إدارة القضايا. إدارة مخزون مستلزمات المكتب والتنسيق مع الموردين لطلبات الشراء وخدمات الصيانة. دعم عملية استقبال العملاء الجدد، بما في ذلك جمع المستندات ومعالجة نماذج الإدخال. التعاون مع المساعدين القانونيين وموظفي الدعم لضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب. تنفيذ المهام المكتبية العامة مثل المسح الضوئي، والحفظ، وإدخال البيانات، واسترجاع المستندات.

Requirements

Requirements:

• High school diploma or equivalent; associate’s degree in Business Administration or Legal Studies preferred. - 1–3 years of administrative experience in a legal or professional services environment.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and experience with legal case management systems (e.g., Clio, MyCase, or equivalent).
• Strong written and verbal communication skills in both Arabic and English.
• Exceptional attention to detail and ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting.
• Demonstrated ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
• Reliable, proactive, and able to work independently with minimal supervision.
• Familiarity with legal terminology and common legal procedures is highly desirable.
• Ability to adapt quickly to changing deadlines and evolving priorities. المتطلبات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويفضل الحصول على درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو الدراسات القانونية. خبرة تتراوح بين سنة وثلاث سنوات في الأعمال الإدارية ضمن بيئة قانونية أو خدمات مهنية. إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) وخبرة في أنظمة إدارة القضايا القانونية (مثل Clio أو MyCase أو ما يعادلها). مهارات تواصل قوية كتابيًا وشفهيًا باللغتين العربية والإنجليزية. دقة عالية في التفاصيل والقدرة على إدارة مهام متعددة وأولويات مختلفة في بيئة عمل سريعة الوتيرة. القدرة المثبتة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بكل مهنية وحرص. شخص موثوق، مبادر، وقادر على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف. يُعد الإلمام بالمصطلحات والإجراءات القانونية ميزة إضافية مرغوبة. القدرة على التكيف السريع مع المواعيد النهائية المتغيرة والأولويات المتجددة.