Administrative Coordinator / منسق إداري

Summary: The Administrative Coordinator / منسق إداري plays a pivotal role in ensuring the smooth daily operations of the FMCG/Foods/Beverage division by providing high-level administrative support across departments. This position is essential for maintaining organizational efficiency, supporting leadership teams, and upholding the standards of excellence expected in a fast-paced, customer-driven industry.

The ideal candidate will combine strong organizational acumen with a service-oriented mindset, drawing on experience in hospitality to deliver seamless coordination, accurate documentation, and proactive problem-solving. With a focus on operational continuity and team support, this role serves as a critical link between departments, ensuring timely execution of tasks, effective communication, and compliance with internal processes.

The Administrative Coordinator contributes directly to the company’s ability to scale operations, maintain service quality, and meet business objectives in a dynamic market environment. نبذة عن الوظيفة يلعب المنسق الإداري دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة ضمن قسم السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG) والأغذية والمشروبات، من خلال تقديم دعم إداري متقدم لمختلف الأقسام.

ويُعد هذا المنصب أساسيًا في تعزيز الكفاءة التنظيمية، ودعم فرق الإدارة، والمحافظة على معايير التميز المطلوبة في بيئة عمل سريعة الوتيرة وموجهة لخدمة العملاء. يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية عالية ونهج مهني يركز على تقديم الخدمة، مع الاستفادة من خبرته في قطاع الضيافة لضمان التنسيق الفعّال بين الأقسام، وإدارة الوثائق بدقة، ومعالجة التحديات بشكل استباقي.

كما يركز هذا الدور على استمرارية العمليات ودعم فرق العمل، حيث يشكل حلقة وصل رئيسية بين مختلف الإدارات لضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد، وتعزيز التواصل الفعّال، والالتزام بالإجراءات والسياسات الداخلية. يساهم المنسق الإداري بشكل مباشر في قدرة الشركة على تطوير عملياتها، والحفاظ على جودة الخدمات، وتحقيق أهدافها التشغيلية والتجارية ضمن بيئة سوقية ديناميكية ومتغيرة.

Responsibilities

Coordinate daily administrative functions including scheduling meetings, managing calendars, and preparing agendas for senior staff and cross-functional teams. Maintain and organize digital and physical records, ensuring data accuracy, confidentiality, and compliance with company policies. Prepare and distribute reports, presentations, and correspondence with a high degree of professionalism and attention to detail.

Serve as a point of contact for internal and external stakeholders, managing inquiries with courtesy and efficiency. Facilitate travel arrangements, event planning, and logistics for staff and leadership, leveraging hospitality experience to ensure a seamless experience. Support procurement processes by tracking orders, managing vendor communications, and maintaining inventory records for office supplies and materials.

Assist in onboarding new team members by preparing documentation, setting up systems, and coordinating orientation sessions. Monitor and update departmental workflows to improve efficiency, identifying areas for process improvement. Collaborate with HR and finance teams on employee records, expense reports, and payroll support as needed.

Ensure adherence to health, safety, and hygiene standards in office and operational environments, in line with FMCG industry regulations. المسؤوليات: تنسيق وإدارة المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإدارة المواعيد والتقويمات، وإعداد جداول الأعمال للإدارة العليا والفرق متعددة التخصصات. حفظ وتنظيم السجلات الرقمية والورقية، مع ضمان دقة البيانات وسريتها والالتزام بسياسات الشركة.

إعداد وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الإدارية بمستوى عالٍ من الاحترافية والدقة. العمل كنقطة اتصال رئيسية مع الجهات الداخلية والخارجية، والتعامل مع الاستفسارات بكفاءة ولباقة. تنسيق ترتيبات السفر، وتنظيم الفعاليات، وإدارة الجوانب اللوجستية للموظفين والإدارة، مع الاستفادة من الخبرة في مجال الضيافة لضمان تجربة سلسة ومميزة.

دعم عمليات المشتريات من خلال متابعة الطلبات، والتواصل مع الموردين، وإدارة سجلات المخزون الخاصة بالمستلزمات والمواد المكتبية. المساهمة في إجراءات استقطاب ودمج الموظفين الجدد من خلال إعداد المستندات اللازمة، وتجهيز الأنظمة، وتنسيق جلسات التعريف والتوجيه. متابعة وتحديث سير العمل داخل الأقسام بهدف تعزيز الكفاءة التشغيلية وتحديد فرص تحسين العمليات.

التعاون مع قسمي الموارد البشرية والمالية فيما يتعلق بسجلات الموظفين، وتقارير المصروفات، ودعم عمليات الرواتب عند الحاجة. ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة والنظافة في بيئات العمل التشغيلية والإدارية، وفقاً للوائح ومعايير قطاع السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG).

Requirements

1–3 years of proven administrative experience, preferably in a fast-paced environment such as FMCG, Foods, Beverage, or Hospitality. Strong understanding of hospitality principles including guest service, attention to detail, and operational efficiency. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and experience with CRM or ERP systems is highly advantageous.

Excellent organizational and time-management skills with the ability to prioritize tasks and manage multiple deadlines. Exceptional written and verbal communication skills in both Arabic and English. High level of discretion, integrity, and professionalism in handling sensitive information. Ability to work independently and as part of a collaborative team in a dynamic, evolving environment.

Familiarity with office management, document control, and record-keeping best practices. Willingness to adapt to changing priorities and support cross-functional initiatives المتطلبات: خبرة إدارية مثبتة من سنة إلى 3 سنوات، ويفضل أن تكون في بيئة عمل سريعة الوتيرة مثل قطاع السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG) أو الأغذية والمشروبات أو الضيافة.

فهم قوي لمبادئ الضيافة، بما في ذلك خدمة العملاء، والاهتمام بالتفاصيل، والكفاءة التشغيلية. إجادة استخدام مجموعة برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)، وتُعد الخبرة في أنظمة CRM أو ERP ميزة إضافية. مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة مهام ومواعيد نهائية متعددة بكفاءة.

مهارات استثنائية في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية. مستوى عالٍ من السرية والنزاهة والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة. القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق عمل متعاون في بيئة ديناميكية ومتغيرة. الإلمام بأفضل الممارسات المتعلقة بإدارة المكاتب، وضبط الوثائق، وحفظ السجلات. المرونة والاستعداد للتكيف مع الأولويات المتغيرة ودعم المبادرات والمشاريع المشتركة بين الأقسام المختلفة.