Administrative & Operations Coordinator - People with Disabilities

Job Overview We are looking for a proactive and dependable Administrative & Operations Coordinator to support daily operations at our Ecuador office. This role combines administrative oversight with hands-on responsibility for IT systems, facility readiness, and workforce monitoring, ensuring everything runs efficiently and without disruption.

Key Responsibilities

1. Facility & Power Management Perform monthly maintenance of the office power generator, including oil changes and routine checks Ensure generator readiness and reliability during outages Review and maintain the power outage backup plan
2. IT & Workplace Setup Verify proper use and setup of dual-screen (2nd monitor) workstations for all employees Conduct and document regular internet speed tests Report and escalate any technical or connectivity issues
3. Time & Productivity Oversight Manage and monitor Time. Clock. Wizard for attendance and activity tracking Review employee screenshots and time logs to ensure compliance Flag inconsistencies and report findings to management
4. Administrative & CRM Updates Maintain employee records such as birthdays and work anniversaries in Zoho CRM Support internal tracking, reporting, and operational organization Work Setup Requires routine physical checks and coordination across teams What This Role Owns This role is critical to maintaining operational stability, employee accountability, and office efficiency. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1:48 PM Descripción General del Puesto Buscamos un Coordinador de Administración y Operaciones proactivo y confiable para apoyar las operaciones diarias en nuestra oficina en Ecuador. Este rol combina supervisión administrativa con responsabilidad directa en sistemas de TI, preparación de instalaciones y monitoreo de la fuerza laboral, asegurando que todo funcione de manera eficiente y sin interrupciones. Responsabilidades Clave
5. Gestión de Instalaciones y Energía Realizar mantenimiento mensual del generador de energía de la oficina, incluyendo cambios de aceite y revisiones rutinarias Asegurar la disponibilidad y confiabilidad del generador durante apagones Revisar y mantener actualizado el plan de respaldo ante cortes de energía
6. TI y Configuración del Lugar de Trabajo Verificar el uso correcto y la configuración de estaciones de trabajo de doble pantalla (monitor secundario) para todos los empleados Realizar y documentar pruebas regulares de velocidad de internet Reportar y escalar cualquier problema técnico o de conectividad
7. Supervisión de Tiempo y Productividad Gestionar y monitorear Time. Clock. Wizard para seguimiento de asistencia y actividad Revisar capturas de pantalla de empleados y registros de tiempo para asegurar cumplimiento Señalar inconsistencias e informar hallazgos a la gerencia
8. Actualizaciones Administrativas y CRM Mantener registros de empleados como cumpleaños y aniversarios laborales en Zoho CRM Apoyar el seguimiento interno, reportes y organización operativa Configuración del Trabajo Requiere inspecciones físicas rutinarias y coordinación entre equipos Lo que Este Rol Supervisa Este rol es crítico para mantener la estabilidad operativa, la responsabilidad de los empleados y la eficiencia de la oficina.

Requirements

Qualifications Experience in administrative, operations, or IT support roles Basic understanding of computer systems, internet performance, and troubleshooting Familiarity with time-tracking or monitoring tools is a plus Strong attention to detail and accountability Ability to work independently and follow structured processes ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1:49 PM Calificaciones Experiencia en roles administrativos, de operaciones o soporte de TI Comprensión básica de sistemas informáticos, desempeño de internet y solución de problemas Familiaridad con herramientas de seguimiento de tiempo o monitoreo es una ventaja Gran atención al detalle y responsabilidad Capacidad de trabajar de forma independiente y seguir procesos estructurados