Administrative Assistant - مساعد اداري

Summary: We are seeking a detail-oriented and proactive Administrative Assistant to support our dynamic FMCG/Foods/Beverage operations team. This role is critical in ensuring the smooth day-to-day functioning of our administrative and office management processes. As an Administrative Assistant, you will serve as a key liaison between departments, manage documentation, coordinate schedules, and support operational efficiency across teams.

الملخص: نحن نبحث عن مساعد إداري يتمتع بالدقة والمبادرة لدعم فريق العمليات الديناميكي في قطاع السلع الاستهلاكية السريعة (FMCG) / الأغذية / المشروبات. يُعد هذا الدور أساسيًا لضمان سير العمليات الإدارية وإدارة المكتب بسلاسة في العمل اليومي. بصفتك مساعدًا إداريًا، ستكون نقطة تواصل رئيسية بين الأقسام المختلفة، وستتولى إدارة المستندات، وتنظيم الجداول الزمنية، ودعم كفاءة العمليات التشغيلية عبر مختلف الفرق.

Responsibilities:

• Manage and organize digital and physical office records, files, and documentation in compliance with company standards.
• Coordinate meeting schedules, prepare agendas, and maintain minutes for internal and cross-functional team meetings.
• Handle incoming communications, including emails, phone calls, and correspondence, ensuring timely and professional responses.
• Assist in procurement and inventory management of office supplies, ensuring adequate stock levels and vendor coordination.
• Support travel arrangements, including booking flights, accommodation, and itineraries for staff as needed.
• Maintain and update employee records, attendance logs, and HR documentation in collaboration with the HR team.
• Prepare reports, presentations, and other administrative materials using Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Serve as a point of contact for internal and external stakeholders, providing accurate information and support.
• Contribute to office workflow improvements by identifying inefficiencies and suggesting practical solutions. المسؤوليات: إدارة وتنظيم السجلات والملفات والمستندات المكتبية الرقمية والورقية بما يتوافق مع معايير الشركة. تنسيق جداول الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتوثيق محاضر الاجتماعات الداخلية والاجتماعات متعددة الأقسام. التعامل مع الاتصالات الواردة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات، مع ضمان الردود في الوقت المناسب وبطريقة احترافية. المساعدة في عمليات الشراء وإدارة مخزون مستلزمات المكتب، وضمان توفر الكميات الكافية والتنسيق مع الموردين. دعم ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، الإقامة، وإعداد برامج الرحلات للموظفين عند الحاجة. الحفاظ على وتحديث سجلات الموظفين، وسجلات الحضور، ووثائق الموارد البشرية بالتعاون مع فريق الموارد البشرية. إعداد التقارير والعروض التقديمية والمواد الإدارية الأخرى باستخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). العمل كنقطة تواصل بين الأطراف الداخلية والخارجية وتقديم المعلومات والدعم بدقة واحترافية. المساهمة في تحسين سير العمل المكتبي من خلال تحديد أوجه القصور واقتراح حلول عملية Requirements Requirements:
• High school diploma or equivalent; bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or a related field is a plus. - 0–1 year of experience in an administrative or office support role, preferably in the FMCG, food, or beverage industry.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and Google Workspace.
• Strong written and verbal communication skills in both Arabic and English.
• Excellent organizational and time management abilities with a high level of attention to detail.
• Ability to multitask, prioritize workloads, and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Professional demeanor, reliability, and a proactive attitude toward problem-solving.
• Familiarity with office equipment (printers, scanners, copiers) and basic IT troubleshooting.
• Willingness to learn and adapt to evolving business needs and processes. المتطلبات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويُعد الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو أي مجال ذي صلة ميزة إضافية. من 0 إلى سنة واحدة من الخبرة في وظيفة إدارية أو دعم مكتبي، ويفضل في قطاع السلع الاستهلاكية السريعة (FMCG) أو الأغذية أو المشروبات. إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وGoogle Workspace. مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية. مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة مع مستوى عالٍ من الدقة والانتباه للتفاصيل. القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والالتزام بالمواعيد النهائية ضمن بيئة عمل سريعة الوتيرة. مظهر وسلوك مهني، موثوقية، ونهج استباقي في حل المشكلات. الإلمام باستخدام المعدات المكتبية (الطابعات، الماسحات الضوئية، أجهزة النسخ) مع معرفة أساسية بحل المشكلات التقنية البسيطة. الاستعداد للتعلم والتكيف مع احتياجات وإجراءات العمل المتغيرة