Job description
Das ist die Aufgabe In enger Zusammenarbeit mit der Leitung Qualitätsmanagement koordinierst du Meetings, Workshops und bereichsübergreifende Veranstaltungen und sorgst dafür, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos ineinandergreifen Eigenständig steuerst du Bestellungen, holst Angebote ein und koordinierst die Beschaffung von Schulungen, externen Räumlichkeiten sowie Büro- und IT-Ausstattung Als zentrale Schnittstelle koordinierst du Termine, Reiseplanungen und die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und hältst den administrativen Alltag der Bereichsleitung effizient am Laufen Deine Expertise bringst du bei der Pflege und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen ein und unterstützt dabei, Qualitätsstandards nachhaltig zu sichern Gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelst du den Intranetauftritt weiter, erstellst Präsentationen, Newsletter und Kommunikationsunterlagen für interne sowie internationale Zielgruppen Mit einem sicheren Blick für Zahlen unterstützt du das Reporting, entwickelst Power BI-Dashboards weiter und bereitest Management-Reviews, Kennzahlen und Entscheidungsvorlagen auf Das überzeugt uns Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion gesammelt Organisation liegt dir im Blut und auch bei vielen parallelen Themen setzt du die richtigen Prioritäten Sicherer Umgang mit Microsoft 365 gehört für dich zum Arbeitsalltag; idealerweise hast du bereits mit SharePoint oder Power BI gearbeitet Deutsch und Englisch beherrschst du sicher in Wort und Schrift und kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und ein hohes Qualitätsbewusstsein zeichnen dich aus Es macht dir Spaß, Prozesse aktiv mitzugestalten, Verbesserungen anzustoßen und ein internationales Team organisatorisch zu unterstützen