Verwaltungsreferent*in (m/w/d) Zukunftswerk Leverkusen

Dein Impact für unser Zukunftswerk Leverkusen Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk Leverkusen: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort Arbeitsort: Zukunftswerk Leverkusen, Werkstättenstraße 3 in 51379 Leverkusen Arbeitszeitmodell: Vollzeit Was sind deine Aufgaben? Finanzcontrolling & Reporting: Unterstützung bei Wirtschaftsplan, Forecast und Kalkulationen inkl. Kommentierung sowie regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen Stellenplanmanagement & Personalkennzahlen: Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung Vorbereitende Buchhaltung & Jahresabschluss-Zuarbeit: Prüfung komplexer Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, ordnungsgemäße Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben Maßnahmensteuerung: Stepnova-Reporting inkl.

Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen Personalmanagement-Administration & Recruiting: Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl.

dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte Vertrags-, Immobilien-, IT- und Infrastrukturthemen: Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen Compliance, Prozess- & Qualitätsmanagement sowie interne Steuerung: Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit inkl.

Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale „Administration & Services“ sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz Womit punktest du bei uns? Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise mit Fokus auf Prozessmanagement einschließlich Digitalisierung Sehr gutes Zahlenverständnis und erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting, Forecast/Wirtschaftsplanung Buchhalterische Sicherheit in Rechnungsprüfung, Kontierung und strukturierter Beleglogik Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement (Verträge, Abgaben, Nachweise, Wiedervorlagen) Gutes Verständnis für Compliance-Anforderungen (Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz, Standards) und konsequente Nachverfolgung Starke Schnittstellen- und Kommunikationsfähigkeit zwischen Teams, Zukunftswerksleitung und Zentrale „Administration & Services“ Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise Mobilität Wir bitten um einen Nachweis der entsprechenden Qualifikation.

Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“. Das bieten wir dir! Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung (nach 6-monatiger Betriebszugehörigkeit) sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.

B. Rosenmontag) Betriebliche Altersvorsorge Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.