Mitarbeiter Administration (Midijob) (m/w/d)

Zusammenfassung der Position Die Position unterstützt den Sales & Marketing Manager sowie den Office Manager bei administrativen, organisatorischen und marketingbezogenen Aufgaben, einschließlich Materialverwaltung, Veranstaltungsorganisation, Datenpflege und Bürokoordination. Wesentliche Aufgaben Versand angeforderter Arbeitsmaterialien, Unterlagen, Zertifikate, Broschüren etc.

an Kunden und Außendienst, sowie Versand von Mailings und Rückantworten inklusive Pflege der dazugehörigen Adressdatei Aktualisierung und Druckauftrag zur Vervielfältigung von Dokumenten nach Druckfreigabe Unterstützung bei der Kommunikationsstrategie Pflege und Aktualisierung der physischen Marketingmaterialien im Büro Bestellungen von Büro-, Betriebs- und Verpackungsmaterial Erstellung von Marketingmaterialien in Bezug auf den kreativen Teil Unterstützung bei Kongressorganisation (z.

B. Hotelbuchungen, Veranstaltungsorganisation, Booth-Management, etc.) Postbearbeitung Verarbeitung der Eingangsrechnungen Pflege von internen Datenbanken Unterstützung bei der Planung und Ausführung von Teamevents Anforderungen MUSS-KRITERIEN Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.

Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung in den Bereichen Administration, Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Funktion. Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern. WUNSCHKRITERIEN Erfahrung in der Organisation von Meetings, Veranstaltungen, Kongressen oder Geschäftsreisen.

Erfahrung in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie in der Pflege von Datenbanken und administrativen Systemen. Erfahrung in einem internationalen oder regulierten Umfeld (z. B. Pharma-, Healthcare- oder Medizintechnikbranche).