Site assistant

MISSIONDer Site Assistant unterstützt die Standortleitung und die People-&-Culture-Prozesse durch verlässliche Organisation, strukturierte Administration und den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge und KI. Ziel der Rolle ist es, Routineaufgaben effizient abzuwickeln, Informationen aktuell und leicht zugänglich zu halten sowie Entscheidungen und standortbezogene Abläufe professionell vorzubereiten und nachzuverfolgen.

HAUPTAUFGABEN Termin-, Reise- und Besucherorganisation für die Standortleitung koordinieren und zuverlässig nachhalten. Besprechungen organisatorisch vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen sowie Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen dokumentieren und nachverfolgen. Dokumente, Bestellungen und die interne Standortkommunikation bearbeiten und koordinieren.

Formulare, Richtlinien, Vorlagen und Prozessbeschreibungen in der Wissensdatenbank strukturiert pflegen, aktualisieren und auffindbar machen. Den Standort-KI-Agenten für wiederkehrende Routineaufgaben aufbauen, testen, nutzen und in Abstimmung mit den zuständigen Funktionen weiterentwickeln. Onboarding, Offboarding und Zeitwirtschaft administrativ begleiten und auf vollständige sowie termingerechte Bearbeitung achten.

Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Personalakten vorbereiten, verwalten und unter Beachtung von Vertraulichkeit und Datenschutz pflegen. Briefe, Vorlagen, Reports und Onboarding-Pakete KI-gestützt erstellen, prüfen und zielgruppengerecht aufbereiten. Geburtstage, Jubiläen und Dienstjubiläen termingerecht, persönlich und entsprechend den Standortstandards vorbereiten.

Digitale Workflows für wiederkehrende Standort- und HR-Prozesse mitgestalten, dokumentieren und kontinuierlich verbessern. Einfache Übersichten und Dashboards zu relevanten Standortthemen aufbauen und aktuell halten, damit offene Punkte und Fristen transparent sind. Datenqualität in den genutzten Systemen und Ablagen sicherstellen sowie Dubletten, veraltete Inhalte und Medienbrüche reduzieren.

Neue digitale Funktionen und KI-Anwendungsfälle identifizieren, in kontrollierten Pilotanwendungen erproben und den Nutzen für den Standort dokumentieren. Kurze Anwenderhilfen und praxisnahe Schulungen für digitale Tools, Wissensdatenbank und KI-gestützte Arbeitsweisen erstellen und durchführen. Bei digitalen und organisatorischen standortübergreifenden Projekten mit People & Culture, Finance, IT und weiteren Fachbereichen mitwirken.

Weitere Aufgaben können entsprechend den Fähigkeiten und Kompetenzen sowie den betrieblichen Erfordernissen übertragen werden. WICHTIGE SCHNITTSTELLEN Standortleitung sowie lokale Führungskräfte und Mitarbeitende. People & Culture, Finance, IT, Einkauf und weitere zentrale oder regionale Funktionen. Externe Dienstleister, Besucher, Lieferanten und Reiseanbieter.

Interne Verantwortliche für Datenschutz, Informationssicherheit, Systeme und Prozessstandards. ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN Sehr gute Organisationsfähigkeit, sorgfältige Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten und Fristen. Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und hohe Bereitschaft, digitale Werkzeuge sowie KI-Anwendungen verantwortungsvoll einzusetzen.

Fähigkeit, Informationen klar zu strukturieren, verständlich zu formulieren und für unterschiedliche Zielgruppen aufzubereiten. Diskretion und ein verlässlicher Umgang mit vertraulichen Personal- und Unternehmensdaten. Serviceorientierung, Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Freude an kontinuierlicher Verbesserung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.

Handeln im Einklang mit dem Piab Code of Conduct sowie Kenntnis und Beachtung der Piab Werte, Mission und relevanten internen Vorgaben.