Chargé.e de projets - suivi administratif

I – PRÉSENTATION Sous la responsabilité de la directrice de la prospection et des projets, le/la chargé.e de projets - suivi administratif contribue au suivi administratif des projets en cours d’exécution et des projets en cours de montage, en vue d’atteindre les résultats attendus. Il/elle appuie la mise en œuvre opérationnelle des activités et assure un suivi rigoureux des engagements pris auprès des partenaires et des bailleurs.

Il/elle apporte également un appui administratif à la direction de la prospection et des projets, en assurant des fonctions de support administratif et de coordination. II

• PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Suivi administratif et financier des projets Assurer la relecture des contrats de prestation de service, des conventions de partenariats et des courriers avant leur mise en signature Assurer le suivi des contrats établis sur les projets de la direction Veiller au strict respect des procédures d'achat avant signature des contrats (règles de mise en concurrence, seuils de marchés publics, etc.) Appuyer le suivi financier et budgétaire de la direction et veiller au respect des échéances Prendre en charge le montage administratif des dossiers de demande de subventions (fonds publics, européens, institutionnels ou privés) : collecte des documents, actualisation des plateformes de réponses Prendre en charge le suivi administratif de certains dossiers Soutien administratif et logistique pour la direction Apporter un appui dans l’organisation de l’activité de la direction (préparation de réunions, organisation de groupes de travail, organisation des déplacements professionnels, circulation de l’information, suivi des agendas, suivi des courriers, etc.) Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus, des notes administratives et des rapports (trimestriels et semestriels) Participer à la préparation, à la collecte et au classement de documents administratifs, dossiers de travail et rapports de projets Assurer le suivi logistique pour l’intégration des nouveaux collaborateurs Fournir un appui à la mise en place, à l'organisation et au suivi de certains événements (location de salles, visioconférences, prise de notes, rédaction de procès-verbaux) III
• QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES Formation Formation universitaire de premier cycle ou diplôme équivalent en gestion de projets, en gestion, administration, relations internationales ou toute autre discipline pertinente Expérience Minimum deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel, un atout Compétences Capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais Capacité à évoluer dans un environnement universitaire, international, multi-sites et multiculturel Capacité à analyser l’avancement d’un projet et le réorienter au besoin Capacité à coordonner des parties prenantes multiples Connaissances en élaboration, en gestion et en évaluation de projets Connaissance d’un ou plusieurs outils de gestion de projets Maîtrise des principaux outils bureautiques Habiletés rédactionnelles, relationnelles et communicationnelles Curiosité et dynamisme Faire preuve de méthode et de rigueur Faire preuve de discrétion dans le suivi des dossiers Être en mesure de travailler avec des équipes à distance Autonomie, sens des responsabilités et loyauté institutionnelle Maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit Savoir communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral IV – CONDITIONS : Lieu de travail : Bruxelles, Belgique Type de contrat : Contrat à durée indéterminée Date de l’entrée en poste : Dès que possible N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent disposer d’une autorisation de travail (permis unique).