CDD - Assistant Administratif (F/H)

Notre entreprise Positive est une entreprise tech en forte croissance, spécialiste du B2B SaaS, qui aide les équipes marketing à croître plus intelligemment. Nous rassemblons plusieurs produits innovants autour d’une ambition commune : devenir la référence européenne en Mar. Tech. Les 400 collaborateurs du groupe, répartis entre la France, l’Allemagne, l’Italie et la Pologne, accompagnent nos clients présents sur 80 pays.

Retrouvez plus d'informations ici ! Positive rassemble plusieurs solutions complémentaires, dont Positive Sarbacane, Positive User, Positive Surfer et Positive Signitic . Positive Sarbacane est une solution historique et reconnue de communication digitale (email, SMS, marketing automation), utilisée par des milliers d’entreprises pour piloter leurs campagnes et activer leurs audiences.

Positive User.com est une plateforme de marketing automation multicanal regroupant Customer Data Platform et engagement multicanal. Positive Signitic est une solution spécialisée dans la gestion et d'automatisation des signatures d'e-mails. Positive Surfer est une plateforme de référencement naturel (SEO) basée sur l'intelligence artificielle qui aide les équipes à créer du contenu visible partout où les internautes effectuent des recherches : sur les moteurs de recherche, dans les réponses générées par l'IA et bien au-delà.

Vous aurez l’opportunité de travailler dans un environnement stimulant, où vos compétences seront valorisées et où vous pourrez contribuer activement au développement de solutions marketing digitales de pointe, en France et à l’international. Descriptif du poste En tant que Assistant administratif, vous assurez la gestion complète du cycle de facturation client, le suivi rigoureux des encaissements, et agissez comme le point de contact privilégié du service commercial pour le suivi administratif des dossiers clients.

Vous garantissez la fluidité de l'information entre les clients, les commerciaux et la comptabilité. Vos principales missions sont les suivantes : Gestion de la Facturation Client Génération des factures : Établir et émettre les factures clients en conformité avec les conditions commerciales et les devis validés. Contrôle de conformité : Vérifier l'exactitude des informations de facturation (montants, taux de TVA, mentions légales, bons de commande associés).

Relation client (SAV facturation) : Prendre en charge, analyser et résoudre les demandes ou réclamations des clients concernant leurs factures (demande de duplicata, explication des lignes de facturation, correction d'erreurs). Suivi et Mise à Jour des Règlements Imputation des paiements : Réaliser le mapping (ou lettrage) quotidien entre les paiements reçus (virements, chèques, etc.)

et les factures correspondantes dans le système d'information. Mise à jour des comptes : Maintenir les comptes clients à jour en temps réel pour garantir une visibilité financière exacte. Gestion des impayés (Optionnel selon périmètre) : Identifier les retards de paiement et effectuer les premières relances administratives.

Support et Coordination avec le Service Commercial Suivi de dossier : Communiquer activement avec les commerciaux pour récupérer les éléments manquants nécessaires à la facturation ou au déblocage d'un dossier. Transmission d'informations : Informer le service commercial des litiges en cours, des retards de paiement bloquants, ou des retours clients administratifs.

Interface interne : Assurer la bonne synchronisation entre les accords négociés par les commerciaux et leur traduction administrative et comptable. Profil recherché Expérience et formation Formation : Bac+2 minimum de type BTS (Gestion de la PME, SAM, CG) ou DUT/BUT GEA. Expérience : Une première expérience réussie (1 à 3 ans) sur un poste similaire en gestion administrative, relation client ou support comptable.

Les profils débutants motivés avec une excellente maîtrise technique et une bonne capacité d'adaptation sont également acceptés. Compétences techniques (Hard Skills) Outils informatiques : Maîtrise impérative du Pack Office, avec un niveau intermédiaire à avancé sur Excel (gestion de tableaux, formules de base à intermédiaires).

Logiciels de gestion : Appétence informatique pour prendre en main rapidement l'ERP, le CRM ou le logiciel de facturation interne. Bases comptables : Maîtrise des fondamentaux de la facturation (TVA, émission d'avoirs, lettrage de comptes, rapprochement bancaire). Communication écrite : Excellente aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable et maîtrise des codes de la correspondance professionnelle.

Qualités personnelles (Soft Skills) Rigueur et précision : Grande fiabilité dans la saisie et la vérification des données chiffrées. Aisance relationnelle et diplomatie : Sens du service, pédagogie et tact pour interagir sereinement avec la clientèle comme avec les équipes commerciales. Réactivité et organisation : Capacité à hiérarchiser les urgences (litiges clients, demandes commerciales) tout en menant à bien les tâches de fond.

Ce que nous vous offrons 🩺 Mutuelle famille (45€/mois) et prévoyance 🍽 Carte titres restaurant : 9,20 €/jour (participation employeur : 5,52 €) 🔥 Avantages liés à l’environnement de travail : vaste parking sécurisé avec abris à vélo, bornes de recharge électrique, bureaux ergonomiques, boissons chaudes et froides gratuites, viennoiseries et corbeilles de fruits, salle de pause équipée de plusieurs frigos et micro-ondes mais aussi de canapés et d’un écran TV, salle de sport avec douches aménagées avec divers équipements sportifs, tables de ping-pong, terrains de sport (pétanque, tennis,) etc.

💛 Avantages liés à notre CSE : évènements d’entreprise, afterworks, cours de sport avec un coach, cartes cadeaux, chèques vacances, etc. Notre processus de recrutement Étape 1 – Call d’introduction (45 min, visio) avec Henri , Talent Acquisition Manager. L’occasion d’échanger sur votre parcours et vos aspirations, et de vous donner plus de détails sur le poste et sur Positive.

Étape 2 – Entretien & Use case (1h, visio ou présentiel) avec Amélie , Responsable Comptable, votre manager direct. Un moment pour approfondir vos compétences et imaginer comment vous pourriez travailler ensemble. Tout au long du processus, Henri restera en contact avec vous et sera votre interlocuteur principal. Onboarding Vous recevez le planning de votre première semaine en amont du jour J afin de connaître les sessions de formation, les rencontres prévues et les temps d’immersion.

L’équipe People vous accueille la première heure pour répondre à vos interrogations et gérer les aspects administratifs. Aucune inquiétude, votre matériel, des surprises et vos collègues vous attendront 😉 Nous avons beaucoup parlé de nous… Maintenant, nous voulons en savoir plus sur vous ! Nous avons hâte de recevoir votre candidature.