Office Manager (m/f)

OFFICE MANAGER (m/f) DESCRITIVO DE FUNÇÕES:

1. Gestão operacional: Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório; Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório; Requisições de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos; Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes; Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas. Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal , promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho) 2.Gerir as instalações: Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias; Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing; Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
2. Gestão de Pessoas Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio; Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções; Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
3. Gestão financeira Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
4. Planeamento e Organização Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops. Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas. Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
5. Comunicação Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa; Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
6. Conformidade e Segurança Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho. Segurança&bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios