Payroll Specialist

GENERAL JOB INFORMATION PAYROLL SPECIALIST FINANCE / ACCOUNTING ACCOUNTING SUPERVISOR NON-EXEMPT NATURE OF THE POSITION Responsible for carrying out the functions related to payroll payments and the processes derived from them. The incumbent prepares the payroll and ensures it is approved by the Accounting Supervisor; in their absence, by the Controller; and in the absence of both, by the Executive Director of Finance.

These functions apply to Bionuclear of Puerto Rico, Inc. and all of its sister or affiliated companies, hereinafter referred to as “the Company,” “the Enterprise,” or Bionuclear.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Prepare and process, for approval, all payroll-related payments on the established dates, such as salaries, commissions, bonuses, reimbursements, and stipends, among others. Verify employee attendance records to validate total hours worked, including overtime pay, in accordance with corporate policies and applicable labor legislation.

Record the applicable deductions for each employee, as required by law and as requested by Human Resources personnel. Validate in the bank accounts that the payroll company makes the regulatory deductions, such as FICA and FUTA, among others, and makes all required payments. Prepare quarterly disability insurance returns, such as Non-Occupational Disability Insurance (SINOT) and Chauffeurs’ Social Security (Choferil), and generate the corresponding payments; in addition, verify the returns and filings made by the payroll service provider, including annual withholding statements.

Reconcile the Aflac Insurance and Fondos Unidos accounts. For AFLAC, submit payment electronically; for Fondos Unidos, process it through the Accounts Payable unit. Reconcile and record the payroll service provider’s invoices against bank charges. Assist with month-end closings. Submit all payroll-related entries and reconcile the related accounts before the 10th of each month.

Export the payroll system file containing payroll transactions to the financial system. Audit vacation and sick leave balances to ensure correct accrual and alert the appropriate personnel about balances that may be projected to exceed limits. Prepare and submit to the 401(k) plan administrator, each payroll, the contributions and loan repayments, balanced against the payroll register.

Coordinate payroll transmission dates according to the holiday calendar so that payday is not affected. Reconcile the health plan invoice. Prepare, submit, and pay the State Insurance Fund Corporation (CFSE) returns on the required dates. Receive and audit employee expense reports and process reimbursement to employees when applicable.

Likewise, request payment from employees when they must reimburse the Company. Keep each payroll file and the written process procedures up to date. Review and validate payroll accuracy before approval. Process employment changes that affect payroll, such as new hires, terminations, final settlements, and salary adjustments.

Manage leave balances and usage in accordance with Company policies and applicable legislation. Process voluntary and involuntary deductions, including garnishments and withholding orders. Manage benefit and retirement plan deductions and contributions. Investigate, correct, and document payroll discrepancies and errors.

Prepare payroll reports and analyses for management, auditors, and regulatory agencies. Respond to payroll-related inquiries from employees and supervisors. Serve as liaison with payroll, retirement, and benefits service providers. Ensure compliance with the labor and tax laws and regulations applicable to payroll. Recommend and implement improvements to payroll processes and controls.

Maintain the confidentiality and security of payroll information. Establish and maintain responsible, honest, timely, professional, and courteous communication with supervisors, coworkers within and outside the department, customers, suppliers, and other entities regarding the products and services rendered and/or invoiced.

Actively contribute to upholding the Company’s mission and achieving its vision; and exemplify, through performance and conduct, the philosophy of the culture of efficiency, Bionuclear’s values, and the principles of the highest quality internal and external customer service. Fully and consistently comply with department and Company policies and procedures as currently published or as promulgated in the future, including, but not limited to, the Employee Handbook.

INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES Receive, route, and process correspondence. Alert Human Resources personnel to any inconsistency or issue contrary to established policies, from a payroll perspective. File all documents that require safekeeping. Assist Accounting unit personnel with tasks as needed. Stay current on developments and best practices in the profession.

Participate in meetings, committees, and organizational activities as needed. Assist the Accountant, the Accounting Supervisor, the Controller, the Executive Director of Finance, and other members of the Finance team with department tasks. Attend meetings, training activities, professional development, conventions, and trainings, as required.

Perform other job-related tasks as assigned. Other tasks, as needed.

EDUCATION

Bachelor’s degree in Business Administration with a concentration in Accounting, Finance, or a related field. PROFESSIONAL EXPERIENCE A minimum of three years performing similar payroll functions and one year in general Accounting tasks. JOB COMPETENCIES KNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND APTITUDES REQUIRED TO PERFORM THE POSITION Advanced proficiency in Microsoft Windows applications: Word, Excel, Outlook; and financial systems (ERP) Extensive knowledge of state and federal wage and hour regulations Extensive knowledge of payroll processes and the accounting cycle Advanced proficiency in payroll and time and attendance platforms (currently, ADP) Excellent verbal and written communication skills in English and Spanish Excellent customer service skills Ability to concentrate and perform in-depth analysis Excellent teamwork skills Ability to work under pressure Ability to set priorities Ability to multitask and meet deadlines Ability to follow up professionally and achieve expected results Good emotional management Strong attention to detail Adaptability to change Ability to keep in strict confidence all unpublished compensation, sensitive, and financial information about the business, its components, and constituents that comes to their knowledge in the performance of their duties.

DISCLAIMER The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the functions established for personnel performing this position. Its content should not be construed as an exhaustive inventory of all functions, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added, or existing ones may be modified, as stipulated by the Company.

We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.” Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race (including protected hairstyles), color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, military status, disability status and any other protected characteristic.

EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities Post 10/26/2026

• Expire 12/31/2026 _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ DATOS GENERALES DEL PUESTO ESPECIALISTA DE NÓMINAS FINANZAS / CONTABILIDAD SUPERVISOR DE CONTABILIDAD NO-EXENTO NATURALEZA DEL PUESTO Responsable de llevar a cabo las funciones relativas a los pagos de las nóminas y los procesos derivados de la misma. El titular prepara la nómina y asegura tener la aprobación de la misma por parte del Supervisor de Contabilidad; en su ausencia, al Contralor; y en ausencia de ambos, al Director Ejecutivo de Finanzas. Estas funciones aplican a Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y todas sus compañías hermanas o afiliadas, referidas en lo prospectivo como “la Compañía”, “la Empresa” o Bionuclear. DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO Preparar y procesar, para su aprobación, todos los pagos pertinentes a la nómina en las fechas definidas, tales como pago de salarios, comisiones, bonificaciones, reembolsos y estipendios, entre otros. Verificar los registros de asistencia de los empleados para validar el total de horas trabajadas, incluyendo el pago de horas extras, siguiendo las políticas corporativas, así como la legislación laboral aplicables. Registrar los descuentos aplicables a cada empleado, según requerido mediante ley y solicitado por el personal adscrito al departamento de Recursos Humanos. Validar en las cuentas bancarias que la compañía de nóminas realice los descuentos regulatorios como FICA, FUTA, entre otros, y que realice todos los pagos reglamentarios. Preparar trimestralmente las planillas del seguro por incapacidad, tales como el Seguro por Incapacidad no Ocupacional (SINOT) y el Seguro Social para Choferes (Choferil) y generar los pagos correspondientes; además, verificar las planillas y radicaciones que realiza el proveedor de servicios de nómina, incluyendo los comprobantes de retención anuales. Reconciliar las cuentas de Aflac Insurance y Fondos Unidos. En el caso de AFLAC, enviar el pago de manera electrónica y en el caso de Fondos Unidos, gestionarla con la unidad de Cuentas a Pagar. Conciliar y contabilizar las facturas del proveedor de servicios de nómina contra los cargos bancarios. Asistir en los cierres de mes. Someter todas las entradas relacionadas a nómina y hacer reconciliaciones de las cuentas relacionadas antes del día 10 de cada mes. Exportar al sistema financiero el archivo del sistema de nómina que recoge las transacciones de nómina. Auditar los balances de vacaciones y enfermedad para garantizar su acumulación correcta y alertar al personal correspondiente sobre balances que puedan proyectarse en exceso. Preparar y someter al administrador del plan 401(k), en cada nómina, las aportaciones y los pagos de préstamos, cuadrados contra el registro de nómina. Coordinar las fechas de transmisión de nómina acorde con el calendario de días feriados de manera que no se afecte el día de cobro. Reconciliar la factura del plan médico. Preparar, someter y pagar las planillas de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado en las fechas requeridas. Recibir y auditar los reportes de gastos de los empleados y tramitar el reembolso a estos en caso de que aplique. De igual manera, solicitar el pago a estos si hay que reembolsarle a la compañía. Mantener actualizados el expediente de cada nómina y los procedimientos escritos del proceso. Revisar y validar la exactitud de la nómina antes de su aprobación. Procesar los cambios de empleo que afectan la nómina, tales como altas, bajas, liquidaciones y ajustes salariales. Administrar los balances y el uso de licencias conforme a las políticas de la Compañía y la legislación aplicable. Procesar las deducciones voluntarias e involuntarias, incluyendo embargos y órdenes de retención. Administrar las deducciones y aportaciones de los planes de beneficios y de retiro. Investigar, corregir y documentar discrepancias y errores de nómina. Preparar informes y análisis de nómina para la gerencia, los auditores y las agencias reguladoras. Atender las consultas de empleados y supervisores relacionadas con la nómina. Servir de enlace con los proveedores de servicios de nómina, retiro y beneficios. Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales y contributivos aplicables a la nómina. Recomendar e implantar mejoras a los procesos y controles de nómina. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información de nómina. Establecer y mantener comunicación responsable, honesta, oportuna, profesional y cortés con supervisores, compañeros de trabajo dentro y fuera de su departamento, clientes, suplidores, y otras entidades en relación con los productos y servicios rendidos y/o facturados. Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad. Cumplir de manera cabal y consistente con las políticas y procedimientos del departamento y de la empresa según publicados en el presente o sean promulgados en el futuro, incluyendo, pero sin limitarse al Manual del empleado. DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO Recibir, canalizar y procesar correspondencia. Alertar al personal adscrito al departamento de Recursos Humanos sobre cualquier incongruencia o problema contrario a las políticas definidas, desde la perspectiva de nóminas. Archivar todos los documentos que requieran resguardo. Asistir al personal de la unidad de Contabilidad en las tareas que sean necesarias. Mantenerse al día en los desarrollos y mejores prácticas de su profesión. Participar en reuniones, comités y actividades organizacionales según sea necesario. Asistir al Contador, al Supervisor de Contabilidad, al Contralor, al Director Ejecutivo de Finanzas y a otros miembros del equipo de Finanzas en tareas propias al departamento. Asistir a reuniones, actividades de capacitación, desarrollo profesional, convenciones y adiestramientos, según sea requerido. Realizar otras tareas relacionadas al puesto según le sean asignadas. Otras tareas, según sean necesarias. PREPARACIÓN ACADÉMICA Bachillerato en Administración de Empresas, concentración en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado. EXPERIENCIA PROFESIONAL Experiencia mínima de tres años realizando funciones similares en nóminas y un año en tareas de Contabilidad general. COMPETENCIAS DEL TRABAJO CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y sistemas financieros (ERP) Amplio conocimiento de las regulaciones estatales y federales sobre el pago de horas y salarios Amplio conocimiento de los procesos de nómina y ciclo de Contabilidad Amplio dominio de plataformas de nómina y de tiempo y asistencia (actualmente, ADP) Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español Excelentes destrezas de servicio al cliente Capacidad para concentrarse y realizar análisis profundos Excelentes habilidades para trabajar en equipo Habilidad para trabajar bajo presión Habilidad para establecer prioridades Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente y cumplir con fechas límites Capacidad para dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados Buen manejo de sus emociones Buena atención al detalle Adaptabilidad ante los cambios Habilidad para mantener bajo estricta confidencialidad toda información de compensación, sensitiva y financiera del negocio, sus componentes y constituyentes de la que advenga en conocimiento durante el desempeño de sus funciones, que no sea publicada. CLÁUSULA DE SALVEDAD La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía. Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(as) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza (incluyendo peinados protegidos), color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a), estatus militar, discapacidad física o mental o cualquier otra condición protegida por leyes locales o federales. IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as) /Personas con Discapacidad. Publicado 10/26/2026 / Expira 12/31/2026