Administrative Secretary

Competition # 11061 Job Title Secrétaire administratif ou administrative Department Communications, Gestion de marque et Affaires publiques Status Permanent Work Type Full-time Affiliation non syndiqué Shift Assignment jours Bilingualism Required oui Police Check Requirement N/A Site RLHC-Non Union Non Managment Salary Information 31.

35$ - 36.89$ / heure Application Closing Date 11 novembre 2026 FONCTION PRINCIPALE : Fournir de façon confidentielle un soutien administratif efficient au Bureau régional de traduction et à l'équipe des Communications, de la Gestion de marque et des Affaires publiques, en veillant à la gestion, à la coordination et à l’accomplissement des activités courantes.

RELATION HIÉRARCHIQUE : Sous la direction générale de la responsable des communications stratégiques internes – Communications, Gestion de marque et Affaires publiques. FONCTIONS : Préparer et organiser des documents et une correspondance de nature variée, dans un format précis et professionnel. Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, assurer un suivi adéquat, réserver les salles de réunion et coordonner les besoins relatifs aux services de traiteur.

Répondre aux demandes de renseignements faites par téléphone et par voie électronique, acheminer les appels et les messages. Mener des recherches, compiler des données pour les rapports statistiques mensuels et annuels aux ministères de la Santé et des Soins de longue durée et actualiser les paramètres. Établir et tenir des systèmes de classement manuels et informatisés.

Mettre à l’horaire et confirmer les rendez-vous et les réunions. Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et d’autres documents, coordonner la circulation de l’information à l’interne et avec d’autres services et organisations. Organiser les horaires de déplacement et faire des réservations, au besoin. Déterminer et établir les méthodes administratives, commander les fournitures de bureau et renouveler les stocks.

Gérer et fournir les données de la paie pour le Bureau régional de traduction et l'équipe des Communications, de la Gestion de marque et des Affaires publiques. Aider à traiter les relevés mensuels de cartes de crédit et les bons de commande. Agir à titre de contrôleur ou contrôleuse de tous les documents maîtres et mettre à jour les manuels et le matériel de formation, au besoin.

Informer les gens au sujet du rôle que le Bureau régional de traduction joue à HSN et faire la promotion de ce rôle. Déterminer les projets d’amélioration et les faire concorder avec le Plan stratégique d’HSN, faire des suivis et des modifications afin d’atteindre les résultats voulus. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.

Contribuer au développement des apprenants au moyen de soutien pédagogique, de mentorat, de préceptorat et de supervision, selon les besoins. Informer les gens au sujet de la santé, de la sécurité et du mieux-être en milieu de travail et en faire la promotion. Représenter le service ou le programme au sein de divers comités et lors de réunions, au besoin.

Accomplir d’autres tâches, au besoin. EXIGENCES ÉDUCATION ET FORMATION : Au moins un diplôme d’un an d’un collège reconnu en administration de bureau ou administration des affaires. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE : Au moins trois ans d’expérience de travail à titre de secrétaire administratif ou administrative au cours des cinq dernières années, de préférence dans un milieu de soins de santé. C ONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES : Vitesse minimale de frappe démontrée de 50 mots à la minute. Maîtrise démontrée de la rédaction et de la transcription de procès-verbaux.

Connaissance démontrée de la terminologie médicale. Preuve d'excellent jugement et d'aptitudes à l'analyse. Formation, expérience ou utilisation démontrée d’une méthodologie d’amélioration de la qualité à des fins d’amélioration de processus. Capacité manifeste à cerner des enjeux de façon autonome, à planifier des améliorations, à mesurer la réussite et à poursuivre l’amélioration.

Excellentes compétences démontrées en informatique avec une maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, PowerPoint et Outlook) et des systèmes d’information sur les patients. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer supérieures et confirmées, à l’oral et à l’écrit. Capacité manifeste à gérer la correspondance courante, à effectuer des tâches et des projets multiples, à accomplir une charge de travail diversifiée dans un contexte de priorités qui changent rapidement et d’échéances exigeantes.

Discrétion et maturité démontrées pour traiter des renseignements confidentiels. Engagement manifeste à l’égard de la sécurité des collègues et des patients. QUALITÉS PERSONNELLES : Capacité à faire preuve de tact et de discrétion dans les interactions avec les fournisseurs de soins de santé et les patients. Capacité démontrée à travailler efficacement en tant que membre d’une équipe interdisciplinaire.

Capacité démontrée à travailler avec un minimum de supervision ainsi qu’à établir une liste de priorité de tâches. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité qui sont démontrés.

Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi. Capacité à se déplacer entre les emplacements locaux. AUTRE : Le bilinguisme est requis. Selection Process: Candidates will be selected for this position on the basis of their skill, ability, experience and qualifications as identified in the resume and completed Application Form submitted.

The Hospital reserves the right to conduct a formal interview where required. This posting is for an existing vacancy. Health Sciences North is committed to providing accommodations to applicants with disabilities to enable their participation in the recruitment, assessment, selection and hiring stages of employment. HSN THANKS ALL APPLICANTS.

ONLY THOSE SELECTED FOR INTERVIEWS WILL BE CONTACTED. WE WILL NOT ACCEPT APPLICATIONS AFTER THE CLOSING DATE AND TIME. <div