Assistenz der Geschäftsführung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit Standort: Erkrath bei Düsseldorf VIEWPOINT ist ein weltweit agierender Anbieter von innovativen Messe- und Ausstellungslösungen. Seit über 30 Jahren sorgen wir dafür, dass unsere Kunden auf Messen, Foren, Konferenzen und Veranstaltungen gut aussehen und im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert.

Von kleinen Start-ups über Familienunternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen begleiten wir Projekte von der Planung bis zur Umsetzung. Wir suchen Dich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) , die mitdenkt, vorausplant und Verantwortung übernimmt. Du arbeitest direkt mit unserer Geschäftsführung zusammen, hältst ihr im Tagesgeschäft den Rücken frei und sorgst dafür, dass aus offenen Themen erledigte Aufgaben werden.

Gleichzeitig übernimmst Du wichtige kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Unternehmen. Deine Aufgaben Assistenz & Unterstützung der Geschäftsführung Eigenständige Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Vorausschauende Organisation von Terminen, Kalendern und Fristen Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachhalten vereinbarter Aufgaben Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Hotels und weiteren Reiseleistungen Zusammenstellung von Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen Übernahme vertraulicher Angelegenheiten sowie eigenständige Bearbeitung übertragener Sonder- und Projektaufgaben Koordination zwischen Geschäftsführung und den einzelnen Unternehmensbereichen Kaufmännische Aufgaben & Zahlungsverkehr Bearbeitung der laufenden internen Buchhaltung sowie Konten- und Belegverwaltung Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Eigenständige Organisation und Abwicklung des Zahlungsverkehrs einschließlich Überweisungen im Rahmen vereinbarter Freigaben Überwachung von Zahlungsterminen, Zahlungseingängen und offenen Posten Verantwortung für das Mahnwesen und Nachverfolgung ausstehender Zahlungen Abstimmung mit unserem Steuerbüro Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Personalorganisation für rund 40 Mitarbeitende Verantwortung für die administrative Personalorganisation und Pflege der Personalakten Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitszeiten Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro Organisatorische Begleitung von Eintritten und Austritten Ansprechperson für administrative Personalfragen der Mitarbeitenden Controlling & Unternehmensorganisation Aufbereitung von Kostenübersichten, kaufmännischen Auswertungen und regelmäßigen Berichten Erstellung von Übersichten zu offenen Forderungen und anstehenden Zahlungsverpflichtungen Unterstützung der Geschäftsführung bei der Liquiditätsübersicht und bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen Eigenständige Organisation des Büroalltags und Sicherstellung einer strukturierten Ablage Erkennen und Umsetzen von Verbesserungen in kaufmännischen Abläufen und internen Abstimmungen Professionelle Betreuung interner und externer Anfragen in Deutsch und Englisch Das bringst Du mit Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder einer vergleichbar vielseitigen kaufmännischen Position Fundierte praktische Kenntnisse in der laufenden Buchhaltung und im Zahlungsverkehr Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook Erfahrung mit kaufmännischer Software und ERP-Systemen, idealerweise work4all Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen Prioritäten zu setzen Verbindlichkeit, Durchsetzungsvermögen und ein professionelles Auftreten Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen Das erwartet Dich Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Ein vielseitiger Aufgabenbereich mit Einblick in das gesamte Unternehmen Eigenverantwortliches Arbeiten mit klaren Zuständigkeiten und Gestaltungsspielraum Eine strukturierte Einarbeitung und persönliche Übergabe durch unsere langjährige Mitarbeiterin Leistungsgerechte Vergütung Ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen Ein kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege Du denkst voraus, übernimmst Verantwortung und bringst Themen zuverlässig zum Abschluss?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb dich über den Button auf dieser Seite.