Responsable Experience & Engagement - Vie associative étudiants

La direction de la Vie Etudiante (Student Life) est au cœur de la mission éducative d’HEC et incarne la volonté de l’institution de proposer un parcours d’apprentissage global, alliant excellence académique, préparation professionnelle et développement personnel. Ainsi, la direction de la Vie Etudiante soutient les étudiants dans leurs engagements, leurs initiatives et leur bien-être, contribuant ainsi à la formation de leaders responsables et épanouis.

Elle regroupe 2 départements : Activités Etudiantes (Sport, Student Life Experience Engagement et le Legal Stay) et Bien-être Inclusion. Le pôle Student life Experience Engagement a pour mission d’améliorer l’expérience de vie étudiante, accompagner les différents projets et formes d’engagement pour faciliter l’intégration de chaque étudiant.

Vous travaillez sous la responsabilité de son Associate Director, en lien avec les équipes académiques, la responsable du budget et les services impliqués dans les projets étudiants. Votre mission Sous la responsabilité de l’Associate Director Student Life Experience Engagement, vous accompagnez un portefeuille de clubs et prenez en charge des projets et dispositifs transverses au sein du pôle.

Vous contribuez à améliorer l’expérience et la satisfaction étudiantes et à permettre à chaque étudiant de trouver sa place à HEC Paris, à travers la vie associative et des initiatives ouvertes à tous. Vos principales responsabilités Expérience étudiante et responsabilités transverses En lien avec l’Associate Director, concevoir et conduire des projets favorisant l’intégration, l’engagement et la satisfaction en matière de vie étudiante.

Prendre la responsabilité de projets ou de dispositifs pour l’ensemble du pôle, selon la répartition des missions : accueil des internationaux, parcours d’intégration, activités ouvertes à tous ou coordination du fonctionnement des clubs — règles communes, recrutements, pitchs, commissions, dispositif de subventions, autres.

Recueillir les besoins et les retours des différentes populations étudiantes, évaluer les actions et proposer des améliorations. Transformer ces besoins en projets concrets, mobiliser les services concernés et suivre leur réalisation dans le respect du calendrier et du budget. Présentations diverses, notamment lors des rentrées en amphi, évènements ou comités.

Accompagnement des clubs étudiants Accompagner un portefeuille de clubs dans leur fonctionnement et leurs projets, en lien avec HPSU et dans le respect des valeurs et du règlement intérieur d’HEC Paris. Accompagner les responsables associatifs dans l’exercice de leurs responsabilités et le développement de leurs compétences en gestion de projet.

Assurer le suivi administratif des clubs, participer à leurs pitchs, instruire leurs demandes de subventions et rendre compte de l’activité. Proposer des améliorations pour une vie associative plus ouverte et accessible ; promouvoir et suivre les bonnes pratiques de recrutement et améliorer la lisibilité des possibilités d’engagement.

Contribuer à l’amélioration des outils et des procédures et au suivi des budgets de votre périmètre. Selon les responsabilités confiées, encadrer les campagnes étudiantes du Bureau des Élèves (BDE) et de la Junior Entreprise (JE) et le WEI (week-end d’intégration) Événements étudiants et coordination opérationnelle Contribuer à la construction et au suivi du calendrier événementiel associatif avec l’Associate Director, et en assurer la coordination globale si cette responsabilité vous est confiée.

Accompagner et valider les événements étudiants via les outils dédiés, notamment Airtable, et coordonner les services concernés : sécurité, communication, logistique et autres interlocuteurs. Veiller au respect de la réglementation applicable et des règles internes d’HEC Paris. Participer aux rentrées, aux forums et aux grands temps forts ; assurer une présence sur certains événements et veiller à leur bon déroulement opérationnel.

Prévention et communication auprès des étudiants Identifier les besoins de prévention liés à la vie étudiante et proposer des actions en collaboration avec la Direction Bien-être Inclusion, sous la coordination de l’Associate Director. Contribuer à leur mise en œuvre et les relayer auprès des étudiants et des associations.

Repérer les situations sensibles et mobiliser les interlocuteurs compétents. Selon les responsabilités confiées, coordonner certains sujets de communication du pôle : intranet, communications par email, site internet et réseaux sociaux. Conditions particulières Le poste implique une présence ponctuelle lors de certains événements en soirée ou le week-end, avec adaptation des horaires de travail.