Office Manager:in

Damit sich unsere Kreativen und Berater voll auf ihre Projekte konzentrieren können, halten wir im Team Office-Management im Hintergrund die Fäden zusammen. Zur Verstärkung suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und serviceorientierte Persönlichkeit, die administrative Kernprozesse mit Leichtigkeit steuert und unserer Agentur ein freundliches Gesicht gibt.

Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung: Du übernimmst die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, ordnest sie Projekten zu, erstellst Rechnungen (insb. für wiederkehrende Leistungen) und bereitest die Abrechnungen inklusive Plausibilitätsprüfung sorgfältig vor. Vertragsmanagement & Organisation: Du pflegst unser Vertragsregister (Dienstleister, Kunden, Rahmenverträge), behältst Fristen und Termine im Blick und stellst eine lückenlose, digitale Ablage sicher.

ERP- & Projektsupport: Du pflegst unsere ERP-Stammdaten, legst neue Projekte in unseren Systemen an und sicherst eine hohe Datenqualität. Agenturservice: Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon und empfängst unsere Kunden vor Ort. Zudem koordinierst du den Postlauf (physisch & digital), das Raummanagement, die Bestellung von Bürobedarf und unterstützt bei der Organisation von Meetings und Teamevents.

Unterstützung in der Auftragsanbahnung: Du erfasst eingehende Leads im ERP-System, legst erste Angebote an und unterstützt die Angebotsverfolgung nach Absprache. Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Vertragsmanagement (Fristen- und Dokumentenorganisation) Systemkompetenz: Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (insb.

im Bereich Stammdaten- und Projektanlage) sowie Routine im Umgang mit Kunden Arbeitsweise: Ein ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Zuverlässigkeit, Präzision, ein gutes Zeitmanagement sowie ein sicheres Verständnis für interne Messgrößen und buchhalterische Zusammenhänge Persönlichkeit: Ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil Eine verlässliche Teilzeitstelle mit einem wöchentlichen Stundenumfang von 16–20 Stunden – ideal vereinbar mit deinem Alltag.

Spannendes Agenturumfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle aller Agenturbereiche Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre Weiterentwicklung: Proaktive Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs Moderner Arbeitsplatz: Ein attraktives Arbeitsumfeld in zentraler, grüner Lage in Wuppertal Gemeinschaft: Ein tolles Team, das sich auf dich freut, sowie regelmäßige interne Events