Professional Back Office Specialist (80-100%, Hybrid)

Adfinis ist ein international tätiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, das derzeit weltweit rund 150 Mitarbeitende beschäftigt. Als Open-Source-Spezialisten treiben wir seit über 25 Jahren die digitale Transformation durch offene Standards und Technologien voran und gestalten eine Welt innovativer, nachhaltiger und resilienter IT-Lösungen, die auf zuverlässiger Open-Source-Technologie basieren.

Unser deutsches Team, bestehend momentan 5 Personen, arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sie auf ihrem organisatorischen und technischen Weg in die Cloud-Native-Welt zu unterstützen. Wir konzipieren, bauen und betreiben kritische IT-Infrastrukturen unter Verwendung moderner Cloud-Native-Technologien. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Professional Back Office Specialist.

In dieser Rolle übernimmst du das administrative und organisatorische Tagesgeschäft inklusive Finanz- und Personaladministration. Aufgaben 💻 Deine Aufgaben Allgemeine Bürotätigkeiten Dokumente und Vorlagen bearbeiten, ablegen und verteilen Termine, Events und Reisetätigkeiten planen und organisieren eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten komplexe Themen umfassend dokumentieren Büromaterial beschaffen und verwalten Finanzadministration Debitorenrechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Delivery erstellen, überprüfen, und bei Verzug einfordern eingehende Kreditorenrechnungen prüfen und bearbeiten interne Spesen und Kreditkartenabrechnungen validieren Finanzberichte erstellen (z.

B. Verrechenbarkeit, Kostenstellen) Personaladministration Personaldaten aktualisieren, mutieren und validieren Personalvorschriften anwenden und bei Bedarf anpassen Personaleintritte und -austritte administrativ begleiten Zeiterfassung und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, etc.) handhaben HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren HR-Anfragen (z.

B. Anstellungsbedingungen, Personalprozesse) bearbeiten Qualifikation 🥋 Deine Expertise administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen Finanzprozesse ausführen und kontrollieren Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen ㅤ 🪪 Dein Profil 2 bis 5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung inkl.

Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung) Deutsch- und Englisch-Kenntnisse auf C1-Niveau ㅤ 🪄 Deine Soft-Skills Informationen klar vermitteln und aufmerksam zuhören im Team mitarbeiten und andere aktiv unterstützen zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen Themen selbstständig anpacken und Ideen beitragen Ziele und Arbeitsabläufe festlegen und Fortschritte überwachen an Veränderungen anpassen und mit Unklarheiten umgehen Aufgaben koordinieren und Informationen verteilen Benefits 🦦 Unser Profil Wir bieten faire und transparente Löhne, die wir regelmäßig und proaktiv anpassen.

Flexible Arbeitszeiten sind für uns ebenso selbstverständlich wie regelmäßiges Home-Office nach Absprache. Um dich beim mobilen Arbeiten zu unterstützen, erhältst du von uns zudem ein Deutschlandticket und eine Mobilfunkpauschale. Wir sind bodenständig, setzen auf solide Prozesse und treffen schnelle Entscheidungen. Wir unterstützen dich durch Soft-Skills-Trainings oder fachliche Weiterbildungen bei deiner professionellen Entwicklung.

Du hast die Chance den Aufbau unseres deutschen Teams zu prägen und zu begleiten Klingt spannend? Felix Kronlage-Dammers, Country Manager, freut sich auf deine Bewerbung.