Assistante Administrative

CARACTERISTIQUES DU POSTE Titre du poste: Assistante Administrative Supérieur Hiérarchique: Directeur Général Lieu d’exercice : Cotonou Bénin MISSISON La titulaire du poste a pour rôle d’assurer l’assistance administrative et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale. Elle est également en charge de la gestion des opérations classiques du secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITES Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers de l’institution, Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes, Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage, Concevoir et rédiger les correspondances administratives Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou reproduire, et les diffuser Assurer le c lassement et l’ archivage de documents Recueillir et compiler les informations des services au besoin, Classer et archiver (papier ou numérique) les documents et informations, Veiller à la confidentialité des informations, Faire le Suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général, Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général, Gérer l ’agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux diverses réunions et visites clientèle, Assurer la programmation des réunions et visite dans Outlook, Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins: en prenant en charge toute l’ organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation de documents, logistique…), Assurer l’organisation des réunions de la Direction Générale Assurer la préparation des pause-café du Conseil d’Administration.

Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction Générale PROFIL REQUIS Niveau d’Etudes & Expériences Minimum BAC+3 en Secrétariat ou autres diplômes connexes Au moins 3 années au poste d’Assistante de Direction et autres expériences similaires Compétences Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, Avoir des qualités rédactionnelles Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …) Savoir garder le secret professionnel Avoir le souci de la satisfaction du client La discrétion et la courtoisie Avoir une bonne expression orale Savoir prendre des initiatives Avoir l ’ouverture d’esprit Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, des outils bureautiques et des techniques de communication Aptitude à travailler en équipe Avoir une bonne présentation.