Office Manager

Business Unit: BU Contargo Business Line: BL Contargo Target Hire Date: 2026-11-15 What You Can Expect : Deine Aufgaben Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und Lieferanten Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen Koordination sowie Bewirtung von Meetings Terminorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben Verwaltung des Postein- und -ausgangs Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien Betreuung unserer Poolfahrzeuge einschließlich Terminüberwachung, Werkstattkoordination und Unterstützung bei Zulassungsvorgängen Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Koordination und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere im Bereich Reinigung, Technik und Gebäudemanagement Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um den Standort Mannheim What You Bring: Das bringst Du mit Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erste Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Assistenz oder Empfang Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung Organisationsgeschick und Freude an eigenverantwortlichem Arbeiten Souveränes Auftreten sowie Kommunikationsstärke Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Bereitschaft zur Arbeit im wechselnden Schichtmodell (Wöchentlicher Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht; Keine Abend-, Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit; Spätschicht bis 17:30 Uhr) Idealerweise Erfahrung in den Bereichen Veranstaltungsorganisation, Reisekostenmanagement oder Fuhrparkverwaltung