Executive Assistant to CEO (all genders)

Über Thorit Thorit ist einer der führenden HubSpot Partner in Europa und eine führende Unternehmens- und Technologieberatung im DACH-Raum. Wir verbinden strategische Beratung mit konkreter IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis zur vollständig automatisierten Go-to-Market-Infrastruktur mit KI und agentischen Systemen.

Unsere Kunden sind Enterprise-B2B-Unternehmen, die nicht nur eine Plattform einführen wollen, sondern ein echtes Wachstumssystem. Unser Team sitzt in Böblingen, unsere Kunden in der DACH-Region und darüber hinaus. Deine Rolle Als Executive Assistant to CEO bist du die rechte Hand unseres CEO David Schuh und gewinnst ihm jede Woche 8+ Stunden Kapazität zurück.

Du übernimmst Kalender, Inbox-Triage und das wiederkehrende Finance- und Operations-Handwerk, das heute zwischen Kundengesprächen, Strategie und Leadership liegt und dort Zeit kostet, die woanders gebraucht wird. Wir besetzen diese Rolle, weil der CEO heute Kalender, Inbox, Spesen, Lieferantenkoordination und ad-hoc Finance-Themen selbst bewegt, und weil es kein zweites Augenpaar auf Finance-Hygiene gibt (offene Forderungen, Lieferantenrechnungen, Spesenabgleich).

Du wirst zum vertrauten Gatekeeper für CEO-Zeit und zur verlässlichen zweiten Hand auf Finance Operations, eng abgestimmt mit unserem COO und der Buchhaltung in Teilzeit. Deine Aufgaben Calendar Ownership. Du übernimmst innerhalb von 30 Tagen die volle Verantwortung für den CEO-Kalender. Jede Anfrage wird von dir angenommen, abgelehnt oder verschoben, nicht mehr vom CEO.

Inbox Triage. Du etablierst einen täglichen Inbox-Prozess: bis 09:00 jeden Werktag steht der CEO-Posteingang bei null, mit kategorisierten Follow-ups und Drafts, wo nur eine Freigabe fehlt. Finance Hygiene. Du verantwortest wöchentliche AR-Follow-ups auf Forderungen über 30 Tage, monatlichen Spesenabgleich und das Routing der Lieferantenrechnungen zur Freigabe.

Time Reclaim. Du gewinnst dem CEO mindestens 8 Stunden pro Woche zurück, gemessen über CEO-Time-Tracking nach 3 und 6 Monaten. Single Source of Truth. Du pflegst CEO-Commitments in HubSpot und Confluence so, dass keine Deadline und keine Vorstellung verloren geht. Leadership Offsites und Steuerungs-Meetings. Du koordinierst quartalsweise Leadership-Offsites und 4+ Kunden- oder Board-Meetings end-to-end: Logistik, Agenda, Vorbereitung, Follow-ups.

Travel und Events. Du verantwortest Reise- und Event-Koordination (2 bis 4 Trips pro Quartal) inklusive Buchung, Spesen und Briefing-Pack. Was wir bieten Attraktive Vergütung mit transparentem Gehaltsband und strukturiertem Bonusmodell, gekoppelt an Delivery-Outcomes und Kundenzufriedenheit. Betriebliche Altersvorsorge mit der Allianz, gestaffelter Arbeitgeberbeitrag von 50 bis 290€ pro Monat.

Lunch-Zuschuss (Lunchit) mit 5€ pro Arbeitstag, bis 100€ pro Monat. Business Bike Leasing und Urban Sports Club mit Zugang zu 8.000+ Locations in Europa. Blinkist Business (4.500+ Buch-Zusammenfassungen) und Babbel (3 Monate) für kontinuierliches Lernen. Remote Work Program, bis zu 4 Wochen pro Jahr aus der EU, mit 500€ Setup-Zuschuss.

Spaces Mitgliedschaft für flexibles Arbeiten an verschiedenen Orten, plus unser Office am Böblinger Flugfeld. Moderner Stack: HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI, und die Freiheit, deine Arbeitsweise selbst zu gestalten. Direkter Zugang zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, sichtbarer Impact auf die Firma. Corporate Benefits bei 800+ Marken.

So bewirbst du dich Schick uns deine Bewerbung über unsere Karriereseite. Kein langes Anschreiben nötig. Was wir sehen wollen: dein CV plus ein konkretes Beispiel eines Senior Executive Zeit-Reclaims, den du als EA end-to-end verantwortet hast. Dein Profil 5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant zu einer C-Level Person, nicht primär als Team Assistant.

Du hast einen Senior Principal persönlich begleitet und kannst konkret beschreiben, was du ihm oder ihr abgenommen hast. Souverän im Calendar-Management: Du verstehst Time-Blocking, Meeting-Hygiene (Dauer, Puffer) und das saubere Nein im Namen anderer. Inbox- und Communication-Triage als gelebte Methode: Du reduzierst 100+ Mails pro Tag auf 5 bis 10, die der Principal wirklich selbst beantworten muss, und draftest in seiner Stimme.

Solide Finance-Operations-Literacy: Rechnungen lesen, POs matchen, AR mit deutschen Kunden und Lieferanten chasen, sicher in DATEV, Personio und Bankportalen unterwegs. Diskretion mit Track Record: Du hast C-Level-, Gehalts- und Personal-sensible Themen ohne Leakage gehalten und wirst dies auch hier tun. Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, verhandlungssicheres Englisch.

Du schreibst professionelle deutsche Korrespondenz an Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturschleife. Verfügbarkeit für 4 Tage pro Woche vor Ort in Böblingen, an den Tagen, an denen der CEO dort ist. Was dich außerdem auszeichnet Du siehst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt. Du erkennst die Diary-Kollision, das vergessene Geburtstagsthema, die fehlende Vorbereitung, und meldest früh nach oben.

Du bleibst ruhig, wenn drei Sachen in derselben Stunde brechen. Du triagierst, kommunizierst, fixt. Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive) und HubSpot CRM sind dir vertraut. Confluence und DATEV-Personio-Schnittstellen lernst du schnell dazu. Du siehst diese Rolle als das, was sie ist: senior, sichtbar, vertrauensbasiert.

Nicht als Sprungbrett ins Projektmanagement oder HR. Du arbeitest gern eng mit COO und Buchhaltung zusammen, statt um sie herum.