Auxiliar Administrativo (Acompañamiento)

MISIÓN DEL PUESTO Brindar soporte administrativo, secretarial y operativo a la Dirección de Acompañamiento, mediante la gestión de agenda, información, documentación, reuniones, comunicaciones y requerimientos del área, así como el seguimiento oportuno de trámites y acuerdos, para facilitar la operación cotidiana de la Dirección y contribuir al cumplimiento eficiente de sus objetivos, asegurando una atención profesional, organizada y confidencial de acuerdo con los lineamientos de la institución.

FUNCIONES PRINCIPALES: Brindar apoyo administrativo y secretarial a la Dirección de Acompañamiento , atendiendo y dando seguimiento a solicitudes, documentación, comunicaciones y actividades asignadas, para facilitar la operación eficiente del área. Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección , coordinando reuniones, citas, actividades y compromisos, así como realizando las confirmaciones y recordatorios correspondientes, para favorecer la organización y cumplimiento oportuno de las actividades programadas.

Coordinar la logística de reuniones y actividades de la Dirección , realizando convocatorias, reservación de espacios, preparación de materiales y demás requerimientos necesarios, para asegurar su adecuada ejecución. Recibir, registrar, elaborar, organizar y archivar documentación física y digital , verificando su correcta integración, clasificación y resguardo, para mantener información actualizada, accesible y disponible para su consulta.

Dar seguimiento administrativo a acuerdos, solicitudes, trámites y pendientes de la Dirección , manteniendo controles y comunicando oportunamente su avance, para favorecer el cumplimiento de compromisos y fechas establecidas. Atender y canalizar llamadas, correos, mensajes, visitantes y solicitudes de estudiantes, profesores, colaboradores y usuarios , proporcionando orientación inicial y dirigiendo cada requerimiento con la persona o área correspondiente, para brindar una atención ágil y profesional.

Elaborar y actualizar reportes, bases de datos, presentaciones, minutas, comunicados y documentos administrativos , recopilando y organizando la información requerida, para apoyar el seguimiento y toma de decisiones de la Dirección. Apoyar en la gestión de requerimientos administrativos del área , incluyendo solicitudes de materiales, comprobaciones, trámites, requisiciones y seguimiento con otras áreas de la institución, para contribuir a la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios.

Apoyar en la organización logística de eventos, reuniones, sesiones y actividades de Acompañamiento , coordinando espacios, materiales, participantes y requerimientos operativos, para contribuir al adecuado desarrollo de las actividades. Mantener comunicación y coordinación con las diferentes áreas de la institución , transmitiendo información, solicitando documentación y dando seguimiento a requerimientos por indicación de la Dirección, para facilitar la atención de asuntos interdepartamentales.

Manejar con estricta confidencialidad la información y documentación a la que tenga acceso , especialmente aquella relacionada con estudiantes, colaboradores y asuntos propios de la Dirección, para asegurar la protección y adecuado tratamiento de información sensible. Apoyar en proyectos y actividades especiales de la Dirección , realizando las gestiones administrativas, documentales y logísticas requeridas, para contribuir al cumplimiento de los objetivos del área.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO: Medio Superior en Indistinto. COMPETENCIAS Apego a normas (Nivel 2. Comunicación efectiva (Nivel 2. Organización y planeación (Nivel 2. Orientación a resultados (Nivel 2. REQUISITOS Experiencia Experiencia en actividades administrativas, secretariales, recepción, asistencia de oficina o atención a usuarios , preferentemente en instituciones educativas o áreas de servicio. Experiencia en manejo de agenda, coordinación de reuniones, atención de llamadas y correos, recepción de visitantes y seguimiento de solicitudes . Experiencia en elaboración, recepción, organización, archivo y control de documentación física y digital . Experiencia en seguimiento de trámites, pendientes, solicitudes y actividades administrativas , procurando el cumplimiento oportuno de fechas y requerimientos. Experiencia en atención y servicio a usuarios internos y externos , brindando orientación y canalización de solicitudes. Deseable experiencia en apoyo logístico para reuniones, eventos y actividades institucionales . Conocimientos Manejo de Microsoft Office y/o Microsoft 365 , principalmente Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Manejo de correo electrónico, calendarios digitales, videoconferencias y herramientas de colaboración . Conocimientos básicos de Excel para captura, organización, filtros y seguimiento de información. Conocimiento de archivo, control documental y organización de expedientes físicos y digitales . Conocimientos de redacción, ortografía y elaboración de documentos administrativos, comunicados, minutas y correos . Conocimientos básicos de organización de reuniones, manejo de agenda y seguimiento de compromisos . Manejo de equipos y herramientas de oficina . Nociones de protección de datos, confidencialidad y manejo responsable de información . Deseable conocimiento o facilidad para utilizar sistemas institucionales y herramientas digitales administrativas .