Sachbearbeiter Prozesse & Administration

Dein Schwerpunkt Bearbeitung und Pflege eingehender Leads und Vorgänge im operativen Tagesgeschäft Unterstützung des Beratungsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail Einholen, Prüfen, Strukturieren und Nachhalten von Kundenunterlagen Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vorgangsdaten in Salesforce Sicherstellung, dass Informationen vollständig, korrekt und aktuell dokumentiert sind Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben und fehlender Unterlagen Unterstützung bei der Vorbereitung und Übergabe von Vorgängen an die nächsten Prozessschritte Priorisierung und Bearbeitung operativer Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft Flexibles Einspringen bei Kapazitätsengpässen, zum Beispiel bei Krankheit oder Urlaub Enge Abstimmung mit der Supervisorin und den beteiligten internen Teams Prozessarbeit Unterstützung bei der Analyse und Weiterentwicklung bestehender Arbeits- und Abteilungsprozesse Erkennen von wiederkehrenden Fehlern, Engpässen und Optimierungspotenzialen Mitwirkung bei internen Operations-Projekten und der Umsetzung definierter Maßnahmen Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen, Arbeitsanweisungen und Übersichten Unterstützung bei der Aufbereitung von Reporting-Unterlagen und operativen Auswertungen Mitarbeit an der Verbesserung von Schnittstellen zu IT und weiteren internen Stakeholdern Unterstützung des Head of Operations bei der strukturierten Weiterentwicklung des Bereichs Qualitätssicherung & operative Steuerung Überprüfung, ob definierte Arbeitsabläufe und Qualitätsstandards im Beratungsteam eingehalten werden Unterstützung bei der Aufbereitung und Analyse operativer Kennzahlen, zum Beispiel Bearbeitungszeiten oder Abschlussquoten Erkennen und Dokumentieren von Abweichungen Vorbereitung relevanter Informationen für die Abstimmung mit Teamleitungen und Operations Mitwirkung beim Aufbau und bei der Pflege von Dashboards und Auswertungen Schrittweiser Aufbau von Wissen über Finanzierungsberatung und die zugrunde liegenden Prozesse Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftlicher Hintergrund, oder eine vergleichbare Qualifikation Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, im Kundenservice, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren operativen Rolle Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Ausgeprägte Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch kurzfristig operative Aufgaben zu übernehmen Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und CRM-Systemen; Salesforce-Erfahrung ist von Vorteil Gute organisatorische Fähigkeiten sowie Freude daran, den Überblick über mehrere Vorgänge gleichzeitig zu behalten Eigenständige, lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise Fähigkeit, Prioritäten im Tagesgeschäft zu setzen und Aufgaben verlässlich nachzuverfolgen Interesse daran, bestehende Abläufe zu verstehen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und über den eigenen Aufgabenbereich hinauszuschauen Klare und verbindliche Kommunikation im Umgang mit Kunden und internen Ansprechpartnern Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Breites und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einem dynamischen, krisenresistenten Markt — Firmenkundenfinanzierung
• Integriertes und eigenverantwortliches Arbeiten in einer kollegialen Atmosphäre mit flachen Hierarchien
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage im Herzen Berlin mit Home-Office-Möglichkeit
• Übernahme des Deutschlandtickets, Bezuschussung des EGYM Wellpass und Zugriff auf Corporate Benefits
• Mental Health Support durch das Fürstenberg Institut — für dich und deine Familie