General Affairs Officer

Merencanakan, melakukan kegiatan, dan melakukan pengawasan yang berhubungan dengan pelayanan umum, tata administrasi operasional dan pemeliharaan gedung serta proyek sesuai dengan jadwal dan standar yang berlaku sehingga mendukung kelancaran kegiatan riset dan pengembangan berjalan dengan baik. Menyusun perencanaan/target tahunan bagian General Affairs (GA), menyusun rencana anggaran biaya, melakukan monitoring terhadap pencapaian target & realisasi biaya, serta menyusun laporan kegiatan GA secara periodik.

Membuat perencanaan pemenuhan kebutuhan alat tulis kantor (ATK), inventaris & perlengkapan kerja, dan alat kerja, serta mengajukan Purchase Request online (PR online) untuk dilakukan pembeliannya. Mengajukan alternatif vendor/supplier untuk office hygiene , perlengkapan kerja, pemeliharaan bangunan, transport perjalanan dinas, serta terlibat dalam pemilihan vendor/supplier/ outsourcing untuk cleaning service, catering, transport antar jemput karyawan (AJK) dan ekspedisi.

a) Melakukan pengaturan dan pengawasan terhadap housekeeping dan general services : - penggunaan semua ruangan, fasilitas penunjang ruangan dan perlengkapan kerja (office supply, security management, antar jemput, permohonan pembayaran) - pengadaan dan pemeliharaan kendaraan operasional - pelayanan penerimaan dan pengiriman dokumen / barang - penyediaan dan pemeliharaan catering/pantry, janitor/cleaning - registrasi aset dan master listnya - perawatan semua ruangan - proyek-proyek terkait dengan bangunan b) Melakukan pengurusan perijinan Menerapkan sistem dan prosedur yang berlaku di lingkup kerja GA : - memastikan ketersediaan prosedur kerja yang relevan dan mutakhir - melakukan pengendalian dokumen dan record di tempat kerja - melaksanakan proses audit (persiapan, pelaksanaan dan follow up hasil audit) - melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement)

• Melakukan identifikasi aspek bahaya dan penilaian risiko di area kerjanya Memberikan instruksi, monitoring aktivitas kerja, dan mengembangkan anggota tim di bawah tanggung jawabnya sesuai dengan target dan aturan yang telah ditetapkan Education : S1 semua jurusan diutamakan S1 Teknik Sipil / Teknik Arsitektur / Manajemen / Ekonomi / Hukum Experience : min. 1 tahun di posisi officer GA. Menguasai Auto CAD lebih disukai Language & fluency : Indonesia dan Inggris (pasif & aktif) Physical requirements : Tidak mempunyai penyakit menular, tidak memiliki alergi, dan tidak takut ketinggian