Office & Team Assistant (m/f/d)

Bei Jamie bauen wir eine KI-Plattform, die Wissen aus Gesprächen für Teams nutzbar macht und Aufgaben rund um Meetings automatisiert. Zu unseren Kunden gehören Unternehmen aus der Finanzbranche, Beratung und dem Rechtswesen. Wir sind rund 30 Menschen und wachsen schnell. Für unser Büro in Berlin Mitte suchen wir jemanden, der gerne organisiert, mitdenkt und Dinge selbst in die Hand nimmt.

Du sorgst dafür, dass sich unser Team im Büro wohlfühlt, neue Kolleg gut ankommen und unsere Gründer im Alltag Unterstützung bekommen. Dabei arbeitest du eng mit dem Team und den Gründern zusammen und hast viel Raum, eigene Ideen umzusetzen. Vom gut ausgestatteten Büro bis zum reibungslosen Onboarding: Deine Arbeit macht jeden Tag einen spürbaren Unterschied.

Aufgaben Du sorgst dafür, dass unser Berliner Büro sauber, gut organisiert und ein Ort ist, an dem sich unser Team wohlfühlt. Lebensmittel, Getränke, Büromaterial und Ausstattung hast du dabei im Blick. Du koordinierst Dienstleister, Reinigung, Reparaturen und Lieferungen und behältst Rechnungen, Ausgaben und das Bürobudget im Überblick.

Du unterstützt unsere Gründer bei der Kalenderplanung, bereitest interne und externe Meetings vor und hältst offene Themen und nächste Schritte nach. Du organisierst Geschäftsreisen, buchst Flüge, Züge, Hotels und Transfers und kümmerst dich auch bei kurzfristigen Änderungen um einen reibungslosen Ablauf. Du planst Teamevents, Offsites und gemeinsame Retreats.

Du koordinierst Recruiting, Onboarding und Offboarding und kümmerst dich um Mitarbeiterunterlagen und die tägliche HR-Administration. Du bist die erste Anlaufstelle für alltägliche HR-Fragen. Du entwickelst klare Checklisten, Vorlagen und automatisierte Abläufe, damit unsere Prozesse mit dem Team mitwachsen. Qualifikation Du bringst 3 bis 6 Jahre Erfahrung in People Operations, HR Operations, Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder einer vergleichbaren operativen Rolle mit.

Du bist sehr gut organisiert, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick. Du übernimmst Verantwortung, erkennst selbstständig, wo etwas fehlt oder nicht funktioniert, und kümmerst dich darum. Du kommunizierst klar und verbindlich mit externen Partnern und gehst offen und herzlich auf Mitarbeitende und Bewerber zu.

Du sprichst und schreibst fließend Deutsch und Englisch.

Benefits

Ein schönes, modernes Büro in Berlin. Eine Urban Sports Club Mitgliedschaft. Zugang zu Coaching, Meditation, Breathwork und weiteren Angeboten für deine persönliche und berufliche Entwicklung. Gemeinsame Retreats mit dem Team. Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, unsere Abläufe und das Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten.

Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern und einem ambitionierten Team, das Initiative und kontinuierliches Lernen schätzt.