Administratief medewerker

Hou je ervan om te organiseren, overzicht te bewaren en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen vlot verloopt? Als administratief en organisatorisch medewerker ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van de afdeling Technologie en Voeding. Je ondersteunt wetenschappelijke medewerkers en het management en zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen vlot verlopen.

In een complexe, internationale onderzoeksomgeving neem je zelfstandig een brede waaier aan verantwoordelijkheden op: van de ondersteuning van internationale onderzoeksprojecten en de organisatie van internationale evenementen en bezoeken van buitenlandse delegaties tot financieel-administratieve processen en praktische ondersteuning van de dagelijkse werking.

Je functie is bijzonder gevarieerd. Je biedt administratieve ondersteuning aan het management bij het beheren van agenda’s, afspraken en vergaderingen en zorgt mee voor een goede voorbereiding en administratieve opvolging van overlegmomenten. Je verzorgt daarnaast de praktische en organisatorische communicatie met interne en externe contacten, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Omdat je met uiteenlopende informatie en contacten werkt, zijn discretie, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid belangrijke aspecten van je rol. Een belangrijk deel van je werk situeert zich in de ondersteuning van nationale, Europese en internationale onderzoeks- en innovatieprojecten. Je ondersteunt projecten doorheen hun verschillende fasen en helpt onder meer bij de voorbereiding en administratieve opvolging van projectaanvragen.

Je beheert en archiveert projectdocumentatie, onderhoudt contacten met projectpartners en zorgt ervoor dat praktische en administratieve afspraken en communicatie vlot worden opgevolgd. Zo draag je rechtstreeks bij aan een professionele organisatie van projecten die vaak een internationale dimensie hebben. Daarnaast neem je een aantal ondersteunende taken op rond de organisatie van evenementen en dienstreizen, de financiële en administratieve opvolging en de praktische ondersteuning van medewerkers en stagiairs.

Ook draag je bij aan een vlotte dagelijkse werking van de werkplek door logistieke en praktische noden op te volgen en af te stemmen met interne diensten en externe partners. Kortom, je bent iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en zaken geregeld krijgt. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met een praktische ingesteldheid en schakelt vlot tussen verschillende taken, medewerkers, projecten en contacten.

Dankzij jouw inzet, organisatietalent en dienstverlenende houding creëer je mee de voorwaarden voor een professionele, efficiënte en aangename werking van de eenheid. Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’. Download dit document en hou het bij.