Building Operations Manager

Großartige Aufenthalte brauchen Apartments und Gebäude, in denen alles funktioniert – und ein Team, das weiß, was zu tun ist, wenn das einmal nicht der Fall ist. Als Property Operations Lead leitest du unser Team für den Apartment- und Gebäudebetrieb sowie die Instandhaltung in Deutschland und Österreich. Gemeinsam sorgt ihr dafür, dass rund 650 Apartments jederzeit für unsere Gäste bereit, gut instand gehalten und zuverlässig in Betrieb sind.

Du gibst unseren Property Managern für Apartments und Gebäude sowie unseren Technikern klare Orientierung und die Unterstützung, die sie brauchen, um Verantwortung für das Portfolio zu übernehmen. Du richtest das Team auf gemeinsame Prioritäten, Qualitätsstandards und Kostenziele aus, hilfst bei der Lösung schwieriger Fälle und verbesserst unsere Arbeitsabläufe über alle Städte hinweg.

Dabei bleibst du nah am Geschehen vor Ort und hast den Freiraum, das Team und unsere Betriebsabläufe mit dem Wachstum von Arbio weiterzuentwickeln. Daran messen wir deinen Erfolg: Sauberkeit und Gästebewertungen im Vergleich zu unseren Zielwerten, Anzahl offener Tickets und Lösungszeiten, Betriebskosten pro Apartment, Leistung unserer Reinigungspartner sowie Stabilität und Entwicklung des Teams.

Du führst ein Team von rund 8 Mitarbeitenden aus Property Managern für Apartments und Gebäude sowie Technikern, stellst neue Mitarbeitende ein und entwickelst das Team weiter. Du etablierst länderübergreifende Vertretungsregelungen, damit keine Wissensinseln entstehen. Du baust unser neues Betriebsmodell auf und entwickelst es weiter: die Aufgabenteilung zwischen Apartment- und Gebäudemanagement, die Zusammenarbeit mit unseren gebündelten Reinigungspartnern und ihren zuständigen Qualitätsprüfern sowie die Organisation der Instandhaltung – einschließlich Technikern, externen Handwerkern und Budgetregeln.

Du verantwortest die Qualität unserer Apartments aus Gästesicht: Sauberkeit und Zustand, die zugehörigen KPIs, Gästebewertungen und offene Instandhaltungsaufgaben. Bei operativen Problemen übernimmst du die dritte Eskalationsstufe. Du steuerst Instandhaltung und Reparaturen: Das Team plant die Technikereinsätze und gibt Angebote im Rahmen des Budgets frei.

Du gibst die Richtung vor, triffst Kostenentscheidungen im vierstelligen Bereich innerhalb des vereinbarten Budgets und bist die zentrale Eskalationsstelle. Du bist die Eskalationsstelle für unsere Reinigungsdienstleister und deren Qualitätsprüfer. Gemeinsam mit dem Operations Manager – Processes & Systems gestaltest du ihr Leistungs- und Anreizmodell.

Du planst und realisierst Renovierungen und größere Projekte von Anfang bis Ende – einschließlich Budget, Zeitplan und Handwerkerkoordination. Die Investitionsfreigabe erfolgt durch den General Manager. Du leitest die wöchentliche operative Steuerung mit Stand-up, KPI-Auswertung und Prioritätensetzung, verantwortest die operativen KPIs für das monatliche Business Review und führst operative Projekte wie die Einführung von Smart Locks.

Du gibst Änderungen an Standardarbeitsanweisungen (SOPs) frei, gestaltest unser Qualitätshandbuch mit und stellst sicher, dass das Team unsere Ticketing-, PMS- und Automatisierungstools optimal nutzt. Du hältst die Kosten für Reinigung, Instandhaltung und Verbrauchsmaterialien im Budget und führst pro Woche 2 bis 3 stichprobenartige Apartmentkontrollen durch.

5 bis 8+ Jahre Erfahrung im operativen Geschäft in der Hotellerie, bei einem Betreiber von Serviced Apartments, Aparthotels oder Kurzzeitvermietungen oder in der Wohnimmobilienverwaltung – davon mindestens 2 bis 3 Jahre in der Führung von Teams mit Mitarbeitenden vor Ort, etwa in der Technik oder im Housekeeping. Erfahrung in der Steuerung externer Reinigungs- oder Housekeeping-Dienstleister anhand von KPIs.

Mindestens eine Renovierung eigenverantwortlich von Anfang bis Ende umgesetzt – einschließlich Budget, Zeitplan und Handwerkerkoordination, beispielsweise für mehr als 10 Apartments oder Zimmer. Du triffst Kostenentscheidungen im vierstelligen Bereich sicher und kannst sie fundiert begründen. Erfahrung in der Betreuung eines Portfolios über mehrere Städte hinweg und die Bereitschaft, regelmäßig zu reisen – unter anderem nach Wien, Hamburg und Freiburg.

Eine strukturierte, praxisorientierte Arbeitsweise: Du etablierst Prozesse und KPIs, bist vor Ort, wenn es darauf ankommt, und eskalierst gezielt echte Hindernisse. Sicherer Umgang mit Property-Management-Systemen (PMS) und Ticketing-Tools, eine datenbasierte Arbeitsweise und der Anspruch, bevorzugt durch Automatisierung statt durch zusätzliches Personal zu skalieren.

Fließende Deutschkenntnisse für die Zusammenarbeit mit Handwerkern, Property Managern und Technikern sowie fließende Englischkenntnisse als Unternehmenssprache. Freude am Aufbau und an der Weiterentwicklung: Du kannst mit unklaren Rahmenbedingungen umgehen und arbeitest sicher in einer Unternehmensgruppe, die gemeinsame zentrale Dienstleistungen nutzt.

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