Lease Compliance Manager

Du sorgst dafür, dass unser Portfolio in Deutschland und Österreich vertraglich sauber aufgestellt, rechtskonform und lückenlos dokumentiert ist – von Miet- und Eigentümerverträgen über Versorgungsverträge und Kautionen bis hin zu gesetzlichen Pflichten und Sicherheitsanforderungen. Wiederkehrende, vertragliche und regulatorische Aufgaben erledigst du eigenständig.

Du bereitest Entscheidungen für den General Manager, Legal und Finance vor und bleibst an jedem Vorgang dran, bis er abgeschlossen ist. Für Eigentümer und Vermieter bist du die zentrale Ansprechperson bei vertraglichen, finanziellen und regulatorischen Fragen und für Finance ein verlässliches Gegenüber für sämtliche Immobiliendaten.

Daran messen wir deinen Erfolg: Anfragen von Eigentümern und Vermietern werden innerhalb von 2 Arbeitstagen beantwortet; alle Mieten werden pünktlich gezahlt und sämtliche Mieterhöhungen mit den erforderlichen Nachweisen bearbeitet; 100 % der wiederkehrenden Rechnungen liegen spätestens 3 Tage nach dem Monatsabschluss vor; jedes Apartment verfügt über eine gültige Registrierung für die Kurzzeitvermietung und keine Sicherheitsprüfung ist überfällig; Kautionen werden innerhalb von 3 Monaten nach Vertragsende zurückgeholt.

Eigentümer und Vermieter: Du bist die zentrale Ansprechperson für vertragliche, kaufmännische, finanzielle und regulatorische Themen. Du organisierst die Bearbeitung eingehender Anfragen – mit gemeinsamem Postfach, Antwortstandards und einem Kontaktprotokoll je Immobilie – und leitest Anliegen an das zuständige Team weiter.

Du bereitest Verhandlungen mit dem General Manager vor und nimmst daran teil, bearbeitest Eskalationen, erstellst den monatlichen Performancebericht für Eigentümer und führst die NPS-Befragung der Eigentümer durch. Anzeichen für eine mögliche Vertragsbeendigung meldest du frühzeitig mit einem konkreten Handlungsvorschlag.

Mietverträge und Mieten: Du stellst sicher, dass alle Mieten korrekt und pünktlich gezahlt werden, setzt Mieterhöhungen und Indexanpassungen um und pflegst eine standardisierte Mietvertragsübersicht je Immobilie. Du erstellst Budgetszenarien für Verhandlungen, bereinigst Altverträge und verwaltest Möbelleasingverträge.

Versorgungs- und Lieferantenverträge: Du verantwortest ein zentrales Vertragsregister, steuerst Verlängerungen, Tarifwechsel und Kündigungen und stellst sicher, dass jede wiederkehrende Rechnung eingeht und einem Vertrag zugeordnet ist. Betriebskostenabrechnungen: Du behältst ausstehende Abrechnungen im Blick, prüfst sie kritisch, forderst Erstattungen ein und erhebst bei Fehlern Einwände.

Mietkautionen: Du pflegst die Kautionsübersicht, ersetzt Barkautionen nach Möglichkeit durch Kautionsversicherungen, forderst Kautionen nach Vertragsende zurück und stimmst sie quartalsweise mit Finance ab. Kostenzuordnung: Du stellst sicher, dass Miet-, Versorgungs- und Kautionskosten der richtigen Immobilie oder dem richtigen Apartment zugeordnet sind.

Übernahme und Rückgabe von Immobilien: Du verantwortest die kaufmännische und administrative Übergabe – einschließlich Kautionen, Verträgen, Versorgungsleistungen, Einrichtung der Bankverbindungen und Anbindung an die Buchhaltung – sowie die Übergabedokumentation. Rechtliche, regulatorische und sicherheitsbezogene Pflichten: Du prüfst vertragliche und gebäudebezogene Pflichten in erster Instanz und beziehst bei Bedarf Legal ein.

Du verantwortest Genehmigungen und Registrierungen für die Kurzzeitvermietung sowie den Wartungs- und Prüfkalender für Rauchmelder, Feuerlöscher und Sachverständigenprüfungen. Für Behörden, Feuerwehr und Ingenieure bist du die Ansprechperson. Eigentümerabrechnungen und Auszahlungen: Du prüfst Eigentümerabrechnungen, Auszahlungen und die Weiterberechnung von Kosten vor dem Versand beziehungsweise der Auszahlung.

Systeme: Gemeinsam mit dem zentralen Operations-Team gestaltest du die Register und Automatisierungen für all diese Aufgaben. 3 bis 5+ Jahre Erfahrung in der kaufmännischen Miet- oder WEG-Verwaltung, im Mietvertrags- oder Vertragsmanagement oder im Asset Management – idealerweise mit Wohnimmobilien, Serviced Apartments oder Portfolios für die Kurzzeitvermietung.

Sicherheit im Lesen und Prüfen deutscher Miet- und Eigentümerverträge: Index- und Staffelmieten, Optionsrechte, Kündigungsfristen und Betriebskostenabrechnungen. Praxiskenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht, zu Vermieter- und Mieterpflichten, zu Sicherheitsanforderungen an Gebäude sowie zu Registrierungspflichten für die Kurzzeitvermietung.

Du erkennst sicher, wann Legal einbezogen werden muss. Kaufmännische Grundkenntnisse in Rechnungsabläufen, periodengerechten Abgrenzungen, Kautionen und Kontenabstimmungen sowie Erfahrung in der engen Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Ausgeprägtes Organisationstalent: Du behältst Vertragsübersichten, Fristen und offene Vorgänge über zahlreiche Verträge in zwei Ländern hinweg im Blick und verfolgst sie konsequent bis zum Abschluss.

Professionelle, verbindliche und durchsetzungsfähige Kommunikation mit Eigentümern, Vermietern, Hausverwaltungen und Behörden – passend zum jeweiligen Gegenüber. Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen sowie Vertrags- oder Immobilienverwaltungssoftware und Offenheit für neue Tools und Automatisierung. Fließende Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau für Verträge und die Kommunikation mit Behörden und Hausverwaltungen sowie gute Englischkenntnisse für die Arbeit in unserer Unternehmenssprache.

Eine vorausschauende Arbeitsweise: Du übernimmst wiederkehrende und regulatorische Aufgaben eigenverantwortlich von Anfang bis Ende und handelst, bevor Probleme entstehen. Nice-to-have: Kenntnisse im österreichischen Mietrecht, insbesondere im Mietrechtsgesetz (MRG). Eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau, eine Weiterbildung zum/zur Immobilienfachwirt/in (IHK) oder ein Studium im Immobilienmanagement.

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