PM Administrator PM アドミニストレーター

The PM Administration Officer plays a vital role in supporting the Property Management Department’s operational and financial functions. Acting as a central administrative point across internal teams, this position ensures that all maintenance-related works are accurately documented, invoiced, and followed up, while also maintaining general office administration.

This role requires strong attention to detail, cross-functional communication, and task ownership. Collect and track maintenance and repair work data to ensure timely and accurate invoicing to owners and stakeholders Liaise with team and use internal systems and dashboards to confirm completed works before generating invoices Follow up on purchase requests and manage invoice submissions to contractors and owners Receive completed labor timesheets from team at the end of each month Prepare owner invoicing by the 5th of the following month for processing at month-end Process purchase requests for materials, parts, and third-party services as needed Ensure that records are properly documented and payments are executed on schedule Maintain accurate data across internal systems, especially for billing and reporting Monitor project progress and support reporting using system dashboards Record weekly department meeting minutes and circulate them in a timely manner Support ad hoc administrative duties to facilitate smooth team operations 【Scope of Change: Duties may be changed as determined by the company】 Employment Type : 1 year Fixed-Term Contract Probationary Period : 3 months (Same conditions apply) Contract Renewal : Applicable Reason for Renewal : Employee's work performance and attitude Company's business demands Permanent Employment System : Applicable Work Location : Setsumon Office Scope of Change: Work location may be changed as determined by the company Working Hours: Shift-based (8 hours a day, Generally 5 days a week) 08:0017:00 Private Vehicle Commuting : Permitted (Commuting allowance available, Based on separately established provisions) Measures to prevent passive smoking : Indoor smoking prohibited Reemployment program for retired employees : Yes (up to 65 years old) Salary Increase : Yes Overtime : Yes (monthly average is 15 hours) Article 36 Agreement : Applicable (Due to seasonal factors and a high concentration of orders from general customers, periods of increased workload are expected) Days off : Two days off per week Other Leave and time off: Annual leave (10 days to be given after 6 months) Bereavement leave (subject to separate regulations) Personal sick leave (5 days granted annually) Maternity leave (male employees have taken leave) Childcare leave (male employees have taken leave) PMアドミニストレーション担当は、プロパティマネジメント部門における業務運営および財務関連業務を支援する重要なポジションです。保守・修繕業務に関する請求処理や各種記録の正確な管理を行い、チーム内外の関係者と連携しながら、部門全体の管理業務を円滑に遂行します。業務においては、細部への高い注意力、責任感、ならびに円滑なコミュニケーション能力が求められます。 メンテナンスおよび修繕業務に関するデータを収集・管理し、オーナーおよび関係者に対して正確な請求処理を行う。 チームと連携し、業務完了確認後に請求書を発行する。 購入依頼および請求書処理を通じて、業者およびオーナーへの支払いを管理する。 各チームから月末に提出される作業タイムシートを回収する。 翌月5日までに請求準備を完了し、月末請求に間に合うよう処理を行う。 メンテナンスに必要な消耗品の購入依頼および業者への支払い処理を迅速に行う。 購入履歴および支払い記録を正確に管理する。 社内システム（ダッシュボード等）を活用し、正確なデータ入力および更新を行う。 業務進捗の確認およびレポート作成をサポートする。 部門の週次ミーティングにおける議事録を作成し、関係者へ共有する。 その他、部門運営に必要なアドミニストレーション業務を遂行する。 【変更の範囲：会社の定める業務】 雇用形態 : 1年間の有期雇用契約 試用期間 : 3か月（同条件） 契約更新有無 : 可能性有 契約更新の理由 : 従業員の勤務成績および勤務態度 会社の業務上の必要性、経営状況等 正社員雇用制度 ：有 就業場所 ：セツモンオフィス 変更の範囲 ：会社の定める就業場所 勤務時間 : シフト制（ 週５日制、状況により繁忙期には週６日の可能性もあり ） 08:0017:00 マイカー通勤 : 可（通勤手当有、別途規定有） 受動喫煙対策 : 屋内禁煙 再雇用制度 : あり（65歳まで） 昇給 : あり（業績による） 決算賞与 ：あり（業績による） 残業 ：あり（平均時間：月15時間） ３６協定 ：あり（季節的要因等による受注・一般顧客の集中による業務の多忙） 休日 ：週休２日制 その他休業・休暇 年次有給休暇（入社6か月後、10日付与） 慶弔休暇（別途規定有） 私傷病休暇（年間５日付与） 産前産後・育児休業（男性取得実績有） Requirements Experience Preferred: 2+ years of experience in office administration, accounting support, or property management Education and Qualification Must: Valid Driver’s License (Japanese, international, or foreign driver’s license with an official Japanese Translation) Skills Must-have: Strong organizational skills and attention to detail Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace, and data entry software Basic understanding of timesheet, billing, and invoicing systems Clear communication and ability to collaborate across departments Preferred: Hands-on experience with timesheet, billing, and invoicing systems Language Skill Must-have: Native level in Japanese Preferred: Conversational level in English Competencies Must-have: Attention to accuracy and detail Team-oriented mindset Prioritize and manage multiple tasks Preferred:Proactive approach to process improvement and efficiency 必要条件 経験 尚良： オフィスアドミニストレーション、経理補助、またはプロパティマネジメント関連業務の経験（2年以上推奨） 学歴および資格 必須：普通運転免許証（AT限定可） スキル 必須： 高い組織力および細部への注意力 Microsoft Office、Google Workspace、データ入力ソフトの操作スキル タイムシート、請求および請求書システムに関する基礎的な理解 明確なコミュニケーション能力および部門間連携力 尚良： タイムシート・請求・請求書システムの実務経験 言語力 必須：ネイティブレベルの日本語 尚可：会話レベルの英語力 基本能力 必須： 正確性を重視し、細部まで丁寧に業務を遂行できる方 チームワークを大切にし、周囲と連携しながら業務を進められる方 複数の業務を同時に整理し、優先順位をつけて対応できる方 尚可： 業務改善や効率化に主体的に取り組める方 Benefits Salary package/benefits 3.

5 - 3.8m yen/year value contract package Included in Salary package: Recreation Allowance (Based on separately established provisions) Health Insurance,. Employees’ Pension insurance. Employment Insurance. Workers’ compensation insurance Staff Trips (Based on company performance) Company Events Bonus Scheme (performance-based) 年俸パッケージ・福利厚生 350万円～380万円 パッケージに含まれるもの： リクレーション手当有（別途規定有） 雇用保険、労災、健康保険、厚生年金 の加入可能 社員旅行（業績による） 社内イベント ボーナス制度（決算賞与）