Офис-менеджер, Курск

Обязанности: Организует и обеспечивает качественную работу офиса, организует рабочие места, проверяет готовность к эксплуатации офисного оборудования, проверяет санитарно-техническое состояние помещения офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим); Организует эффективную работу приемной и кухни; Обеспечивает чистоту и порядок, выполнение работ по уборке, эксплуатации и обслуживанию офиса; Информирует сотрудников о правилах эксплуатации офиса и следит за их исполнением,сообщает об изменениях и перспективах развития офисного пространства; Соблюдает требования по охране труда, техники безопасности, пожарной безопасности, производственной санитарии, правила внутреннего трудового распорядка, дисциплину труда; Организовать и поддерживать в порядке офисную аптечку, а также заключать договора с лицензированными и сертифицированными организациями на обучение сотрудников оказанию первой медицинской помощи; Осуществляет помощь в организации корпоративных мероприятий функциям-инициаторам в части подготовки помещения, обслуживания напитками и продуктами и обеспечения транспортом в рамках бюджета функций-инициаторов с целью содействия созданию позитивной корпоративной культуры; Обеспечивает поддержку и контроль административной функции в своем регионе в целях достижения краткосрочных и среднесрочных целей подразделения посредством формирования и руководства высококвалифицированной командой административных сотрудников во всех офисах региона, их развития и обучения, создания позитивного рабочего климата и эффективной организации работы, построенной в соответствии с законодательными, локальными актами и корпоративными политиками и процедурами компании.

Согласует и контролирует расходы региональных администраторов офиса в рамках своих полномочий, отвечает за составление и исполнение бюджета всех локаций в своем регионе; Обеспечивает хорошее состояние помещений, своевременно подает заявки на ремонт и переоборудование пространства в случае необходимости, осуществляет ремонтно-строительные и профилактические работы силами подрядчиков в рамках утвержденного бюджета, согласует все работы с арендодателем и государственными службами в случае необходимости; курирует ремонтные работы во всех офисах своего региона; Организует переезды, временные и дополнительные офисы, перемещения сотрудников и команд как внутри офисного пространства, так и между офисными площадками компании; Организует закупки офисной мебели и оборудования, необходимые для организации рабочих мест и мест общего пользования, проводит тендеры и сравнительные анализы поставщиков в соответствии с Политикой по закупкам компании; Принимает на баланс и контролирует расход товарно-материальных ценностей; Обеспечивает изготовление визитных карточек, аксессуаров с логотипом компании (пакеты, конверты, ежедневники) по заказам функций и за их счет; Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, в соответствие с утвержденными инструкциями (анализирует и определяет наличие и потребности в этих товарах, составляет планы на их приобретение) их приемку и учет; Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса; Занимается заказом воды и продуктов питания для сотрудников; Осуществляет и контролирует своевременную оплату счетов для поставщиков в рамках административной функции, обработку платежных документов в системе САП, своевременное предоставление документов по оплате и отчетных финансовых документов; Осуществляет выбор поставщиков товаров и услуг в рамках своей функции в соответствие с Политикой по закупкам компании, заключение и контроль исполнения договоров, своевременное согласование и продление договоров.

Требования: Не ниже среднеспециального. Наличие высшего образования приветствуется Профильный опыт работы не менее 1 года Развитые навыки коммуникации, взаимодействия внутри команды, навыки презентации Опытный пользователь офисных приложений. Знание специализированных программ