Secretaria Ejecutiva Temporal Afp Popular

Propósito General Contribuir a la eficiente gestión de los Gerentes de las Divisiones involucradas y el desarrollo de una eficiente gestión de las dependencias, ofreciendo soporte en la redacción de informes, manejo de archivo de documentos, recepción y distribución de la correspondencia recibida, y demás labores de carácter administrativo.

Además, mantener una efectiva custodia de la caja chica de la división. Funciones Relevantes

1. Ofrecer soporte secretarial a las divisiones involucradas:

• Soporte Secretarial: – Ofrecer soporte secretarial a las divisiones, recibiendo llamadas, elaborando y reproduciendo documentos, enviando y distribuyendo fax en la dependencia. – Canalizar la correspondencia, mediante la distribución de la documentación recibida y entrega de los documentos remitidos. – Contribuir al funcionamiento adecuado de las dependencias, mediante el pedido y control de suministro del material gastable. – Mantener registro de los documentos utilizados en ambas divisiones, llevando archivo cronológico de los mismos. – Llevar control de la agenda de reuniones, realizando las actualizaciones de la misma. – Recibir a los visitantes de las dependencias, brindándoles las debidas atenciones. – Contribuir a la efectiva comunicación de las divisiones asignadas, canalizando sus llamadas nacionales e internacionales por nuestra central.
• Custodia de Caja Chica: – Custodiar la caja chica de las divisiones asignadas, mediante la realización de erogaciones menores a través de la misma, asegurándose de no sobrepasar el límite establecido. – Realizar la reposición del dinero de caja chica, solicitando la aprobación correspondiente a su supervisor, a través del formulario de reposición, y mantener el control de dicho formulario mediante su archivo apropiado. Funciones Relevantes Requerimientos Preferibles del Puesto Universitario en Secretariado Estudiante Universitario en Administracion De Empresas o Areas Relacionadas Requerimientos Aceptados del Puesto Conocimientos de las políticas y procedimientos de la institución. Formación Complementaria Manejo de PC. Habilidad en la redacción de informes y conocimientos de mecanografía. Idiomas Conocimientos básicos del idioma inglés Experiencia / Trayectoria NA Competencias Conductuales Autogestión Valor de la diversidad Agilidad de aprendizaje Orientación al cliente Agilidad e innovación Orientación a la excelencia Capacidad Analítica