Executive Assistant

Votre objectif est de permettre au CEO de se concentrer sur les priorités stratégiques, en assurant une organisation fluide, rigoureuse et proactive. Au quotidien : Pilotage de l’agenda, des mails et préparation des réunions Gérer un agenda complexe et mouvant, en alignement avec les priorités stratégiques ; Assurer de façon confidentielle le traitement de la correspondance entrante et sortante afin de permettre l’échange des informations professionnelles, dans les délais requis et dans le respect des exigences de qualité ; Filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes ; Prendre en charge l’organisation des réunions et/ou déplacements du CEO ainsi que les modalités pratiques et administratives y afférents ; Assurer la collecte et structuration des informations nécessaires à la constitution de dossiers pour les réunions ; Veiller au respect des échéances, au suivi des décisions et à la fluidité des interactions.

Interface coordination Agir comme point de contact clé avec les personnes internes et externes (Ex. Co, Board, sociétés liées, partenaires, institutions, …) ; Faciliter la communication avec les différents intervenants ; Coordonner la gestion administrative, prendre en charge certaines démarches spécifiques et agir de manière proactive afin de faciliter le quotidien du CEO et lui permettre de se concentrer sur l’essentiel.

Amélioration continue outils (incl. IA) Utiliser les outils digitaux et l’IA pour optimiser la gestion de l’information et des processus ; Proposer des améliorations concrètes dans l’organisation et les méthodes de travail ; Participer à la professionnalisation continue du rôle.