Secrétaire Administrative

L’Hospitalité́ Saint-Thomas de Villeneuve rassemble 20 établissements sanitaires et médicosociaux à but non lucratif, principalement situés en Bretagne mais aussi en PACA et en Pays de la Loire. Elle regroupe 3500 salarié.es. Son siège et son pôle de services, localisés à Lamballe. L’Hospitalité Saint-Thomas de Villeneuve est porteuse d’une approche du soin et de l’accompagnement qui place l’usager au cœur du projet des établissements.

« Prendre soin c’est créer du lien » constitue la devise de son projet stratégique, qui conduit à transformer la vision du rôle des soignants et place les usagers comme acteurs de leur accompagnement. L’Hospitalité assure actuellement un mandat de gestion auprès de l’Association Notre Dame de Joie. Les missions : Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, des visiteurs
• Tenir un registre des appels
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier
• Gérer les courriers et transmettre les informations aux services concernés

1. Gestion et administrative des résidents

• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents
• Préparer les dossiers d’admission et assurer le suivi des entrées et des sorties
• Vérifier les pièces justificatives et les documents administratifs
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des dossiers
• Mise à jour de l’ensemble des dossiers
• Mettre en place de nouveaux outils pour optimiser l’organisation

1. Gestion administrative et comptable

• Préparer, éditer et suivre la facturation des séjours
• Participer à la gestion des fournitures de bureau
• Etablir les factures annexes des résidents (petites fournitures, ect…)
• Rédaction de contrats de travails et déclaration préalable à l’embauche
• Envoi de factures des prestataires externes aux familles et assurer le suivi et relances si nécessaires

1. Relations avec les résidents et les familles

• Faire preuve d’écoute, de patience et de discrétion
• Faciliter les échanges
• Assurer le suivi des demandes et les relayer auprès des familles et/ou professionnels Profil recherché : Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent Expérience en EHPAD, ou en établissement médico-social serait appréciée Bonne maitrise des outils : Net Soins, Word, Excel Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles Des connaissances en comptabilité seraient un plus Sens de l’organisation, rigueur et autonomie Prise d’initiative Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et capacité à gérer les priorités Des connaissances en comptabilité seraient un plus Conditions de travail : Travail en collaboration avec la direction et les équipes pluridisciplinaires Temps de travail : 35 h semaine Rémunération selon coefficient convention collective 51