Administrative Assistant

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO Coordinar y ejecutar las actividades administrativas, fiscales y de seguridad social, así como la gestión de viajes y servicios generales de la empresa, asegurando el seguimiento oportuno de los procesos internos y el cumplimiento de los requerimientos de empleados, proveedores, clientes y autoridades.

El puesto tiene como finalidad mantener el adecuado funcionamiento administrativo de la empresa, facilitar la coordinación entre las áreas involucradas y asegurar la disponibilidad, actualización y resguardo de la información y documentación necesaria para la operación. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Administración y Contabilidad

• Las áreas y actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes: Aplicar y hacer aplicar en su área de responsabilidad los procedimientos, protocolos y normas de la Empresa. Mantener comunicación y coordinación permanente con las áreas de Contabilidad, Nómina y Pagos. Dar seguimiento a la recepción, revisión, autorización y pago de facturas, reembolsos y gastos de operación. Revisar, corregir y gestionar la cancelación o refacturación de comprobantes cuando sea necesario. Controlar y dar seguimiento al pago de facturas a proveedores y subcontratistas. Recibir y distribuir comprobantes de transferencias de pago a proveedores y solicitar los REP cuando corresponda. Revisar y pre=aprobar reportes de gastos de viajes de Trabajadores y facturas de Proveedores. Dar seguimiento a facturas no asociadas y coordinar con las áreas correspondientes su solución. Participar en los cierres contables mensuales y anuales, incluyendo la provisión de facturas, reembolsos y pagos correspondientes a periodos posteriores. Controlar y gestionar uso y obligaciones con coches de la Empresa: renovación y pagos de seguros, mantenimientos, reparaciones, renovación de placas, etc. Administrar y resguardar documentación confidencial y corporativa de la empresa. Coordinar la recepción y archivo de documentación física proveniente de otras oficinas. Coordinar la destrucción de documentación contable con antigüedad de cinco años, previa validación con Contabilidad. Facilitar información y documentación corporativa para prospectos, trámites, seguros, fianzas y otros requerimientos. Atender comunicaciones y requerimientos del SAT, IMSS e INFONAVIT cuando corresponda a la empresa. Mantener comunicación con el área Legal y atender los requerimientos de información que correspondan.

1. Recursos Humanos

• Las actividades abajo indicadas, pero limitadas, serian en colaboración con Recursos Humanos y se definirán roles y responsabilidades: Administrar las pólizas de GNP de Gastos Médicos Mayores y Seguro de Vida, incluyendo altas, bajas y descuentos correspondientes a familiares. Revisar los estados de cuenta y movimientos relacionados con las pólizas de GNP. Coordinar la renovación anual de las pólizas grupales. Dar seguimiento a trámites relacionados con INFONAVIT, incluyendo aceptación de créditos, inicio de retenciones y suspensión de descuentos. Coordinar la distribución del Reglamento Interior de Trabajo y otros documentos de interés para los empleados. Participar en la organización de actividades internas, celebraciones y eventos para empleados.

1. Cumplimiento REPSE y obligaciones Coordinar y dar seguimiento a la integración y actualización de documentación relacionada con REPSE. Enviar documentación requerida para el trámite y renovación de accesos a instalaciones de clientes y prospectos. Integrar y mantener actualizada la documentación de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social. Enviar periódicamente a clientes la documentación correspondiente a cumplimiento de IMSS, INFONAVIT, impuestos sobre nómina y opiniones positivas de SAT, IMSS e INFONAVIT. Mantener actualizadas las plataformas de Clientes con documentación de IMSS, INFONAVIT, ISR, IVA, recibos de nómina y REPSE. Dar seguimiento al cumplimiento documental y notificar a las partes correspondientes cuando se encuentre completo. Solicitar a proveedores que operan bajo esquema REPSE la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social. Integrar y mantener los expedientes de cumplimiento de proveedores REPSE. Dar seguimiento a renovaciones y vencimientos de documentación. Recibir y atender, en representación de la empresa, documentos, requerimientos o notificaciones emitidos por autoridades competentes.
2. Gestión documental y protección de información

• Las actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes: Mantener bajo control y resguardo documentación corporativa confidencial, laboral, contable y administrativa. Resguardar información confidencial, incluyendo estados de cuenta bancarios, actas constitutivas y documentación relacionada con apoderados legales. Coordinar la distribución de documentos internos de interés para los empleados. Dar seguimiento a la implementación, modificación y publicación de avisos de privacidad dirigidos a empleados, clientes, proveedores, visitantes, accionistas y terceros. Programar capsulas de capacitación para empleados en el tema de Avisos de Privacidad y manejo de información sensible. Administracion del correo electrónico habilitado expresamente para el caso. Mantener comunicación con asesores en materia de manejo de informacion y privacidad.

1. Viajes y logística Coordinar reservaciones de hoteles y renta de vehículos para viajes de personal. Mantener actualizados los convenios y condiciones comerciales con hoteles. Dar seguimiento a las necesidades administrativas relacionadas con viajes corporativos.
2. Servicios generales y apoyo administrativo Atender a visitantes, mensajeros, proveedores y personas que acudan a las instalaciones. Dar seguimiento a requerimientos relacionados con el edificio y mantener comunicación con el propietario cuando sea necesario. Participar en la organización de eventos de fin de año, incluyendo regalos para empleados, apoyos al personal de limpieza, invitaciones, decoración y coordinación de alimentos. Coordinar la compra, logística, distribución y envoltura de regalos de Navidad destinados a las diferentes oficinas en Mexico. Mantener y ayudar a mantener las oficinas en correcto estado de orden, limpieza y decoro como corresponde a un centro de trabajo profesional RELACIONES INTERNAS El puesto mantiene interacción principalmente con: Vicepresidencia Dirección en GDL. Contabilidad. Área Legal. Todo el personal de la empresa. Project Managers / Business Development. Oficinas y personal de otras localidades. RELACIONES EXTERNAS Mantiene comunicación y coordinación con: Proveedores y subcontratistas. Clientes y prospectos. Instituciones bancarias. Aseguradoras. Hoteles y proveedores de servicios de viaje. SAT. IMSS. INFONAVIT. Otras autoridades y entidades relacionadas con las obligaciones de la empresa. COMPETENCIAS REQUERIDAS P rofesionalidad: Mantener y hacer mantener los códigos y reglamentos internos. Comportarse adecuadamente y con respeto. Dirigirse a terceros, compañeros trabajo, visitantes, Clientes, Proveedores, con respeto y profesionalidad. Organización y seguimiento: Capacidad para administrar simultáneamente diferentes procesos, fechas límite y requerimientos. Confidencialidad: Manejo responsable de información financiera, laboral, corporativa y personal. Atención al detalle: Capacidad para identificar inconsistencias en facturas, documentación, nómina y expedientes. Comunicación: Habilidad para coordinarse eficazmente con empleados, proveedores, clientes, autoridades y diferentes áreas internas. Servicio interno: Orientación a la atención oportuna de las necesidades de los colaboradores y de las áreas de la empresa. Capacidad de reacción rápida. Planeación: Capacidad para anticipar vencimientos, renovaciones, pagos y obligaciones recurrentes. Trabajo colaborativo: Capacidad para coordinar actividades con Contabilidad, Nómina, Área Legal, Dirección y otros. Responsabilidad y sentido de urgencia : Capacidad para atender oportunamente requerimientos administrativos, laborales y regulatorios. Idioma Inglés : Hablado y Escrito, nivel medio-alto INDICADORES DE DESEMPEÑO SUGERIDOS Cumplimiento oportuno de obligaciones y entregables. Porcentaje de documentación REPSE completa y vigente. Seguimiento oportuno de facturas, reembolsos y pagos. Atención de requerimientos de empleados y proveedores. Vigencia de pólizas, convenios y documentación corporativa. Atención oportuna de requerimientos de autoridades y clientes. ALCANCE DEL PUESTO El puesto tiene un alcance transversal dentro de la organización, debido a su interacción con las áreas administrativas, contables, laborales, legales y operativas. Su responsabilidad requiere mantener un seguimiento constante de procesos recurrentes y eventuales, así como asegurar la correcta coordinación entre las diferentes áreas involucradas.