Asistente de Finanzas

RESUMEN DE LA POSICI�N Brindar apoyo operativo al �rea financiera de HIAS Colombia en la gesti�n de pagos, su registro contable y la organizaci�n del archivo f�sico y virtual. Asegurar que cada transacci�n cuente con soportes completos, aprobaciones y trazabilidad, de acuerdo con los procedimientos internos y los requisitos de los donantes, bajo la supervisi�n de la Especialista Financiera.

Funciones esenciales: Gesti�n de pagos y plataformas electr�nicas Recibir y revisar las solicitudes de pago, verificando facturas, cuentas de cobro, contratos, datos bancarios, codificaci�n presupuestal y aprobaciones. Informar inconsistencias y gestionar los soportes faltantes antes de tramitar el pago. Preparar la programaci�n de pagos a proveedores, consultores, personal y socios, as� como anticipos y reembolsos, de acuerdo con los vencimientos y las prioridades definidas por la supervisi�n.

Cargar y tramitar pagos individuales o por lotes en las plataformas bancarias y de pago electr�nico autorizadas, seg�n los permisos asignados y una vez obtenidas las aprobaciones requeridas. Respetar la separaci�n entre preparaci�n y autorizaci�n de pagos. Verificar los datos de los beneficiarios conforme al procedimiento interno y hacer seguimiento al estado de las transacciones, pagos rechazados o devueltos.

Descargar y conservar los comprobantes de pago. Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes e informar oportunamente novedades a la supervisi�n. Registro contable y control financiero Registrar oportunamente causaciones, pagos, comprobantes de egreso, anticipos, legalizaciones y dem�s movimientos asignados en el sistema contable, con la cuenta, proyecto, donante y rubro correspondientes.

Verificar y aplicar las retenciones y dem�s obligaciones tributarias correspondientes, de acuerdo con los lineamientos del �rea financiera; apoyar la elaboraci�n de certificados de retenci�n y de informaci�n ex�gena. Relacionar cada registro con sus soportes y comprobantes de pago, identificando los documentos pagados para prevenir duplicidades.

Elaborar conciliaciones bancarias mensuales y apoyar la conciliaci�n de cuentas de balance, el seguimiento de anticipos y legalizaciones y los arqueos de caja que le sean asignados. Apoyar los cierres contables mediante la revisi�n de registros y soportes, la identificaci�n de partidas pendientes y la preparaci�n de informaci�n requerida por la supervisi�n.

Gesti�n documental y archivo para donantes Organizar y mantener actualizado el archivo f�sico y virtual de documentos financieros por proyecto, donante, per�odo y tipo de transacci�n, conforme a la estructura y nomenclatura establecidas. Digitalizar, clasificar y cargar facturas, contratos, aprobaciones, comprobantes de pago, legalizaciones y dem�s soportes en las herramientas de archivo virtual autorizadas, verificando su integridad y legibilidad.

Mantener �ndices o controles que permitan localizar los documentos y relacionarlos con los registros contables, asegurando la trazabilidad de cada gasto. Preparar los expedientes y paquetes de soportes requeridos para informes financieros a donantes, revisiones de socios y auditor�as internas o externas, siguiendo las instrucciones de la supervisi�n.

Identificar documentos faltantes y hacer seguimiento a su recepci�n, correcci�n y archivo. Aplicar las reglas de acceso, confidencialidad y conservaci�n documental de la organizaci�n. Apoyo al �rea financiera Coordinar con las �reas solicitantes la entrega de documentaci�n y comunicar el estado de los tr�mites de pago y archivo.

Cumplir otras funciones afines al cargo que le sean asignadas por la supervisi�n para apoyar los objetivos del �rea financiera. Cualificaciones y requerimientos: Estudios T�cnico o tecn�logo en Contabilidad, Finanzas o �reas afines, o estudiante de Contadur�a P�blica. Deseable haber cursado por lo menos sexto semestre de Contadur�a P�blica.

Experiencia M�nimo un a�o de experiencia en procesos contables o administrativos financieros. Deseable experiencia en gesti�n de pagos, plataformas bancarias electr�nicas y organizaci�n de archivos digitales. Conocimientos Manejo de software contable y registro de comprobantes de egreso, causaciones y legalizaciones. Conocimientos b�sicos de principios contables, obligaciones tributarias y soportes de n�mina.

Conocimientos de causaciones, conciliaciones bancarias, retenciones y control de anticipos. Manejo intermedio de Excel y Word, as� como de herramientas de archivo virtual y colaboraci�n, como SharePoint, OneDrive o equivalentes. Deseable experiencia en organizaci�n de soportes para auditor�as y rendici�n de cuentas a donantes de cooperaci�n internacional.

Deseable conocimiento de ingl�s para consultar documentos y plataformas. Manejo de plataformas bancarias o de pago electr�nico y seguimiento de transacciones. Capacidad para clasificar, nombrar y recuperar documentos digitales, manteniendo su trazabilidad y confidencialidad. Competencias Comunicaci�n efectiva (oral y escrita).

Organizaci�n, gesti�n del tiempo y cumplimiento de plazos. Capacidad anal�tica, atenci�n al detalle y precisi�n en el registro de informaci�n. Trabajo en equipo. Integridad y confidencialidad en el manejo de informaci�n financiera y datos personales. Manejo de Netsuite (deseable) Soluci�n de problemas y seguimiento de pendientes.

Empat�a, flexibilidad y capacidad de adaptaci�n. DECLARACI�N: Esta descripci�n de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempe�ado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicaci�n y alcance permanente del trabajo.

La ubicaci�n de la posici�n puede estar sujeta a cambios en base a necesidades program�ticas. La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organizaci�n. El/La candidato ideal deber� sentirse c�modo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.

Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan t�picamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias. PROCESO DE SELECCI�N: Estamos comprometidos con un proceso de contrataci�n justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes.

Priorizamos comunicaci�n y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aqu� una breve descripci�n del proceso actual: Paso 1: Env�a tu aplicaci�n mediante nuestra plataforma Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos v�a llamada o correo electr�nico Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo t�cnico Paso 5: Revisi�n de referencias e investigaci�n laboral Paso 6: Carta Oferta Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS Nota: Algunos de nuestros procesos pueden variar, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas.

ACERCA DE NOSOTROS: Por m�s de cien a�os, la comunidad jud�a de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society � Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de Am�rica a los inmigrantes. Ayudando a poblaci�n jud�a a salir de la persecuci�n y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradici�n, textos e historia de la Comunidad Jud�a -una historia de operaci�n, de migraci�n y desplazamiento.

HIAS ha ayudado a generaciones de jud�os que han enfrentado violencia solo por ser qui�nes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados jud�os en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, as� como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a trav�s de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en d�a reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusi�n. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los m�s altos est�ndares �ticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo.

Personas que se identifican como raza negra, ind�genas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visi�n, misi�n y valores.

VISION: HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades. MISION: Guiados por nuestros valores jud�os e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

VALORES: Welcome � Acogimiento � Hospitalit� � ????? (Hachnasat Orchim) Acogemos al extranjero Justice � Justicia � Justice � ??? (Tzedek) Perseguimos la Justicia Empathy � Empat�a � Empathie � ??? (Chesed) Nos acercamos a nuestros clientes con Empat�a Partnership � Compa�erismo � Coop�ration � ?????? (Chevruta) Creemos en cambiar al mundo a trav�s del Compa�erismo Courage � Coraje � Courage � ????

(Ometz) Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor Resilience � Resiliencia � R�silience � ??? (Ruach) Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia DIVERSIDAD: HIAS est� comprometido con la inclusi�n y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinci�n de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, g�nero, orientaci�n sexual, discapacidad f�sica, mental o condici�n m�dica, informaci�n gen�tica, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientaci�n pol�tica o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA (PEAS): HIAS est� comprometida con la protecci�n de los ni�os, las ni�as y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un da�o o se encuentre en potencial da�o directo o indirecto por su contacto e interacci�n con HIAS. No toleraremos la explotaci�n o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado.

Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deber� firmar y seguir el C�digo de Conducta y las pol�ticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deber�n pasar por un exitoso proceso de verificaci�n de referencias e investigaci�n que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaraci�n de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme).

En l�nea con este esquema, requeriremos informaci�n a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotaci�n sexual durante el tiempo que se encontr� laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigaci�n cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS tambi�n compartir� informaci�n cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento.

Al enviar esta aplicaci�n, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selecci�n.