Gestionnaire administratif et financier du Service de la Vie Etudiante

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an). Rattaché.e à la responsable du service, l’assistant.e administratif.ve et financier.ière assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes : Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l’année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service (matériel, fournitures, prestations de service, événements, etc.)

, suivi des tableaux de bord afin d’assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RHs, suivi et vérification de l’avancement des paiements, secrétariat de l’équipe de direction, gestion du courrier Gestion et suivi des dispositifs d’aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure.

Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux: gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l’inventaire des stocks (hors stock en prêt aux étudiants), gérer le planning des locaux de la vie étudiante Activités principales : Accueillir et accompagner les étudiants Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires…), les reproduire et les diffuser Retranscrire des informations orales à l'écrit Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés Traiter et diffuser des informations internes et externes Participer aux opérations du service, assister la responsable du service Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier Classer et archiver des documents Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys Participer à l’organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante Elle/Il participe à l’organisation de différents évènements Elle/Il participe en outre aux autres activités du service Connaissances transversales requises : Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Connaître l’université, ses composantes et services Connaître et aimer travailler avec le milieu associatif, les étudiants et l’ensemble des acteurs Avoir le goût des contacts tant avec les étudiants que l’ensemble des acteurs Savoir-faire : Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) avec une expertise sur Excel souhaitée Connaissance du logiciel SIFAC souhaitée Appliquer des procédures administratives Tenir à jour des bases de données et d’information Classer et archiver des documents Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique Structurer son travail Savoir être : Aptitude à travailler en équipe Autonomie, méthode et rigueur Sens de l'organisation et de la coordination Très bonnes capacités relationnelles Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser